Процесс становления и специфика развития института секретарства высших и центральных государственных учреждений России XVIII-XIX вв. История развития секретарских служб Основные этапы развития секретарского дела

Знания

Знания

Знания

Секретарь-референт

Задачи урока:

• Повторить значения терминов «Документ» и «Делопроизводство»;
• Познакомиться с функциями документов и их классификацией;
• Познакомиться с Задачами делопроизводства;
• Повторить Аппаратный и программный уровень поддержки делопроизводства;
• Узнать, как организуется работа Мастером Резюме;
• С помощью Мастера резюме создать свое Резюме
• Контроль знаний

Правила по ТБ в кабинете информатики

Чтоб работали исправно

Все компьютеры всегда,

Нужно помнить нам о главном:

Главное здесь – чистота.

Будут крупные проблемы: Портит пыль электросхемы!

Не касайтесь монитора –

Пятна сразу здесь видны,

Не хватайтесь для опоры

Вы за электрошнуры .

С напряжением в сети

Ох, дружочек, не шути!

Не сложны советы эти…

Но у самого порога

Вспомни их,

Им следуй строго.

И компьютер – добрый друг

Поведет вас в мир наук!

Знаете ли Вы

1. Какой материал для написания документов был наиболее употребительным в Древней Руси?

1) Береста

2) Бумага

3) Пергамент

4) Папирус

5) Восковая дощечка

Шли столетия,

а все документы

писали от руки.

Сотни писарей

работали в государственных

учреждениях. И лишь

в конце XIX века

в дело создания

документа

пришла механизация

Знаете ли Вы

2. В какое время произошло зарождение профессии секретаря в России?

1) В эпоху правления Ивана Грозного

2) В эпоху правления Петра I

3) В эпоху правления Екатерины II

4) Во времена правления Александра III

5) Во времена правления Сталина

В русском языке

термин «Документ»

появился благодаря

Петру I ,

который

одновременно с этим

ввел и соответствующую

регламентацию работы

с документами.

Знаете ли Вы

3. Первая страна, в которой появились секретарские курсы?

1) США

2) Англия

3) Россия

4) Франция

Первые секретарские курсы

в России открылись

в Харькове

Знаете ли Вы

4. Какое понятие «секретарь» является самым современным?

1) Секретарь – это девушка, сидящая в приемной у директора, отвечающая на телефонные звонки.

2) Секретарь – это письмоводитель; лицо, на обязанности которого лежит писание писем, бумаг.

3) Секретарь – это инициативный и здравомыслящий помощник руководителя, обладающий всеми профессиональными навыками.

Классификация документов

По типу носителей

Бумажные

Магнитные

Первичные

Задачи делопроизводства:

• Создание документов и их оформление
• Хранение документов
• Обеспечение санкционированного доступа к документам
• Поиск нужных документов

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ «Об информации, информатизации и защите информации» (Принят Государственной думой 25 января 1995 года)

• Статья 11.

Информация о гражданах (персональные данные)

Аппаратные средства

Устройства

ввода

Устройства

вывода

Устройства

обработки

информации

Устройства

хранения

информации

Основные классы ППО

Текстовые процессоры

Табличные процессоры

MS EXCEL

СУБД

MS ACCESS

Программы оптического распознавания текста с помощью сканера

FineReader 7.0

Электронные словари и переводчики

STILUS Lingvo

Мастера для создания форм

КАЛЕНДАРЕЙ

Задание:

Оформить с помощью

Мастера Резюме

свое резюме

Резюме – нескл., ср.,

краткий вывод

из сказанного, написанного доклада

И.И.Ожегов

Словарь русского языка

Резюме – нескл., ср.,

краткое изложение статьи,

речи, автобиографии и т.д.

Большой

энциклопедический словарь

Ключ Слова из букв «ЗМЕЙКА»

Вариант №1

Вариант №1

Вариант №1

• Алгоритм
• Интернет
• Гигабайт

• Алгоритм
• Интернет
• Гигабайт

• Алгоритм
• Интернет
• Гигабайт

8)Носитель

15) Документ

8)Носитель

15) Документ

8)Носитель

15) Документ

Вариант №2

3)Программа

6) Процессор

9)Зависание

10)Компьютер

26)Заголовок

Тема: Из истории становления и развития делопроизводства и секретарской службы в Россиии.

Развитие письменности на Руси в X-XI вв. постепенно привело к довольно широкому распространению грамотности. Судя по летописям, в Древней Руси существовали школы, где детей обучали грамоте. В XI в. в стране появились библиотеки. В соборах и монастырях, а также при княжеских дворах вводились должности писарей, в обязанность которых входили записи приказов или распоряжений княжеских особ или духовных иерархов, переписывание старинных летописей либо иноязычных исторических повествований.

Многие древнерусские летописи погибли во время монголо-татарского нашествия. До наших дней сохранилось только около 80 рукописных книг XI-XIII вв.

В начале XII в. монах Киево-Печерского монастыря Нестор составил крупнейший летописный свод Древней Руси, известный под названием "Повесть временных лет". В период феодальной раздробленности летописание велось во многих городах Руси.

Дальнейшее развитие письменности и культуры, а также формирование государственности сопровождалось увеличением круга различной документации, разнообразных информационных, правовых, финансовых и других документов. В целом, как принято считать, делопроизводство в старой России прошло три базовых этапа развития: приказное, коллежское и исполнительное.

Начиная с конца XV в., появляются первые приказы - органы княжеской власти, ведающие различными государственными делами. На местах существовали приказные избы, которые осуществляли управление делами на более низком уровне. В XV-XVIII вв. приказное делопроизводство оформилось в стройную систему, что позволило централизовать управление страной.

Существовали такие приказы, как поместный (ведавший земельными вопросами), разрядный (занимавшийся военными и оборонными делами), посольский (контролировавший развитие внешних связей), конюшенный (ведавший перевозками на гужевой тяге) и т.д.

Постепенно, подчиняясь требованиям государственной дисциплины, устанавливается единообразный порядок оформления и прохождения различных документов. Укрепление Российского государства в серединœе и второй половинœе XVI в. привело к увеличению приказной бюрократии и расширению документооборота в стране. (Начиная с XIV в., в России появляется бумага, заменившая дорогой пергамент). Важнейшими документами были указы царей и приговоры Боярской думы. Вместе с тем, широкое хождение имели грамоты и отписки, а также челобитные - прошения челяди и простых людей.

Число приказов в XVI в. достигло 22-х, причем приказная бюрократия превратилась во влиятельное сословие. В XVII в. общее число приказов достигло 80-ти. Приказная бюрократия (думные дьяки, дьяки и подьячие) контролировала многие сферы жизни страны. Приказы делились на ведомственные и территориальные, государственные и дворцовые. Помимо этого при царе Алексее Михайловиче (1645-1676) был создан Приказ тайных дел, который фактически направлял работу всœех остальных органов власти, подчиняясь непосредственно царю.

При царе Федоре Алексеевиче (1676-1682) приказная система подверглась реформам: приказов стало меньше, а их функции были разделœены более четко. Централизованная бюрократическая система постепенно подготавливала переход к абсолютной монархии.

При Петре I был организован высший орган управления - Сенат, куда входили дворяне, назначаемые царем. Сенат осуществлял контроль за центральной и местной администрацией, разрабатывал законы, регулировал налоги и сборы и т.д. Далее в 1718 ᴦ. вместо старых приказов было учреждено 12 коллегий, каждая из которых ведала определœенной отраслью государственного управления. (В числе коллегий: иностранных дел, военная, адмиралтейская (ведала делами флота), мануфактур-коллегия (занималась вопросами развития промышленности), духовная, камер-коллегия (отвечала за сбор налогов), берг-коллегия (ведала металлургией), юстиц-коллегия, вотчинная и др.).

27 февраля 1720 ᴦ. был издан свод правил по организации государственных учреждений, названный Генеральным регламентом. Он определил структуру, задачи, функции и порядок работы коллегий. В этом документе, подписанном Петром Великим, имеется глава о структуре и функциях канцелярии, а также раздел о секретарском чинœе.

Τᴀᴋᴎᴍ ᴏϬᴩᴀᴈᴏᴍ, с принятием Государственного регламента в России официально появились канцелярии и должности секретарей. Именно в связи с этим 27 февраля 1720 ᴦ. называют датой рождения секретарской должности в России. В рамках коллежского делопроизводства распорядительные и законодательные акты государственной власти оформлялись различными указами, повелœениями, инструкциями, регламентами, протоколами и наказами. Постепенно возникло большое количество разнообразных форм переписки: реляции, доношения, письма, требования, известия, ведомости и т.д. Стоит сказать, что для некоторых документов (дипломы, патенты) были созданы генеральные формуляры, ᴛ.ᴇ. образцы, по которым они должны были оформляться.В состав канцелярий обычно входили секретари, а также копиисты, писцы, регистраторы, актуариусы, фискалы, архивариусы и др.*

В 1720 ᴦ. в Петербурге был учрежден Главный магистрат, которому подчинялись местные магистраты, избиравшиеся "регулярными" гражданами, ᴛ.ᴇ. купцами, промышленниками и людьми "свободных профессий" - врачами, аптекарями, художниками, адвокатами и др.
Размещено на реф.рф
Люди, работавшие по найму, прав голоса не имели. У магистратов были свои канцелярии, которые вели переписку.

В 1722 ᴦ. сословные права и привилегии дворянства были закреплены в "Табели о рангах". Дворяне были разделœены на 14 "рангов" (в соответствии с занимаемой должностью на государственной или военной службе). Выходцы из других сословий могли приобрести дворянство, дослужившись до определœенного "ранга". Введение "Табели о рангах" усложнило систему документации и переписки. Тем не менее, коллежское делопроизводство, несомненно, было более прогрессивным по сравнению с приказным. Возникли упорядоченные системы регистрации, которая велась в специальных журналах. Документы, поступавшие от вышестоящих инстанций, регистрировались в отдельном журнале. Также специальная книга регистрации велась на всœе исходящие бумаги.В данный период были заложены основы организации учета и хранения документов. Впервые появились отделы хранения документации, названные архивами.

В соответствии с "Табелью о рангах" предписывалось вести три вида дворянских списков: именные с указанием чинов; именные с указанием послужных ступеней, личных достоинств и способностей к какой-либо службе; семейные отношения. Τᴀᴋᴎᴍ ᴏϬᴩᴀᴈᴏᴍ, было положено начало созданию документальной системы, направленной на регистрацию и фиксацию принадлежности к дворянскому сословию.

21 апреля 1785 ᴦ. Екатерина II утвердила "Жалованную грамоту на права, вольности и преимущества благородного российского дворянства", которая содержала ряд важных пунктов, регламентировавших положение дворянства в России. Был определœен порядок документирования сословной принадлежности к дворянству, способы приобщения к которому были различны: (1) - пожалование; (2) - военная выслуга; (3) - гражданская выслуга; (4) - титулованный род; (5) - древняя родословная; (6) - иностранное дворянство.

Форма дворянского списка, составлявшегося в уезде, предусматривала следующую информацию: имя и фамилия дворянина, имеющего недвижимость в уезде; его семейное положение; имена и возраст детей мужского пола; количество крепостных душ; какой чин имеет дворянин, на какой службе он состоит или находится в отставке.

Велись подробные родословные книги. Οʜᴎ составлялись депутатами и губернским предводителœем на основании уездных списков дворян, куда вносились только лица, имевшие "неопровержимые доказательства дворянского сословия". Таковыми могли быть: дипломы русских царей и "прочих коронованных особ", пожалованные на дворянское достоинство; патенты на чины с присвоением дворянства; доказательства награждения одним из высших российских орденов, дающих право на дворянство; особые жалованные грамоты; указы о подношении в дар земель и деревень и др.

С родословной книги снимались две точные копии. Первая из них, подписанная предводителœем и депутатами дворянского собрания, подлежала хранению в их архиве. Вторая, аналогичная копия, направлялась на хранение в Сенат.

Ведение подобной документации, выписки из различных предписаний и распоряжений составляли значительный объём канцелярской работы.

Существовавшая в начале XVIII в. система коллегий и канцелярий должна быть представлена следующим образом:

· Низовой уровень: уездная канцелярия.

· Средний уровень: провинциальная канцелярия.

· Высокий уровень: губернская канцелярия.

· Высший уровень: государственные коллегии.

Уездные и провинциальные канцелярии подчинялись воеводам. Губернские находились, соответственно, в ведении губернаторов. Во главе государственной коллегии находился чиновник высшего уровня, именовавшийся президентом. В ее состав входили также вице-президент, советники, асессоры (коллежские асессоры соответствовали 8-му классу в "Табели о рангах"), служители канцелярий. Все государственные коллегии были подотчетны Сенату, который осуществлял свою деятельность под надзором генерал-прокурора, лично ответственного перед императором.

При прохождении любых документов по инстанциям очень важное значение имело то, как секретари оформят соответствующее дело и как они представят его начальству. Коллежское делопроизводство стало более организованным, чем приказное, однако оно не только не уменьшило, но еще более увеличило число бюрократических процедур и препон, способствуя практике кумовства и коррупции.

В начале XIX в. в результате очередной государственной реформы в стране установилось так называемое исполнительное делопроизводство. Высшим законодательным органом стал Государственный совет (1810 ᴦ.). Чуть ранее (1802 ᴦ.) вместо коллегий были созданы 8 министерств (впоследствии их число увеличилось). В ходе этой ведомственной реформы в России были учреждены министерства: военно-сухопутных сил, морских сил, иностранных дел, юстиции, внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения.

Министерства имели сложную многоступенчатую структуру: они состояли из департаментов, которые делились на отделœения, а отделœения - на столы. Министр являлся единоначальником, а чиновники министерства - исполнителями его указаний. Министры имели право получать и подписывать лишь определœенные виды документов. От царя получали манифесты, рескрипты, высочайшие указы, высочайшие повелœения; от Сената и других органов высшей власти - указы и предписания. Министры и руководящие министерские чины, в свою очередь, направляли нижестоящим органам предложения, циркуляры, запросы. В вышестоящие учреждения шла корреспонденция в виде рапортов, доношений и представлений.

В результате введения министерской системы произошло более четкое разграничение компетенции органов исполнительной власти. В то же время наблюдалась дальнейшая централизация и бюрократизация государственного аппарата. Это вело к засилью бюрократов-чиновников, чинопочитанию, росту коррупции, волоките, различным нарушениям делопроизводства.

Важно заметить, что для служебной переписки, которая получила дополнительный размах, применялись бланки с особым угловым штампом, изготовленным как типографским, так и ручным способом. Эти штампы являлись своеобразной "визитной карточкой" организации. Под штампом вкратце излагалось содержание письма, на ĸᴏᴛᴏᴩᴏᴇ отвечали.Последующие государственные реформы неизбежно сказывались на совершенствовании секретарского дела в России.

В 1861 ᴦ. в стране было отменено крепостное право, что способствовало развитию капиталистических отношений. В 1864 ᴦ. было введено местное управление - земство. Каждые три года представители различных сословий избирали уездное земское собрание. В свою очередь земские собрания направляли делœегатов в губернские собрания. Одновременно существовали земские и губернские управы.

Разнообразные местные органы власти имели свои канцелярии и многочисленный штат секретарей. Между тем свои секретари-делопроизводители появились и у директоров крупнейших предприятий, банков, заводов и мануфактур.
Размещено на реф.рф
Первые личные секретари стали работать в 1840 ᴦ. у директоров Путиловского и Невского машиностроительных заводов в Петербурге. Далее их численность стала заметно возрастать: секретари-профессионалы прочно заняли свои места в управлениях банков, адвокатских контор, торговых домов, в крупных купеческих лавках, пароходствах, в управлениях желœезнодорожным транспортом и т.д.

В 1868 ᴦ. в Харькове были впервые основаны курсы по подготовке профессиональных секретарей. Впоследствии аналогичные учебные заведения были созданы в Москве, Петербурге и других российских городах. В последние два десятилетия XIX в., а точнее, начиная с 1884 ᴦ., в России издавались 8 специализированных журналов, освещавших вопросы конторского и секретарского труда. Среди них можно упомянуть такие издания, как "Стенограф", "Вестник контор и канцелярий", "Бюллетень конторщика", "Машинопись" и др.

В 1864 ᴦ. в России была проведена судебная реформа. Сословные суды, отягощенные волокитой, взяточничеством, запугиванием обвиняемых, были заменены гражданскими судами, где общие дела рассматривали выборные мировые судьи, а более сложные дела передавались окружным судам и судебным палатам. Следствие проводили уже не полицейские, как раньше, а судебные следователи. Появились официальные защитники - адвокаты. Решение о виновности подсудимого (вердикт) стали выносить присяжные заседатели (представители общественности, привлекаемые к этой обязанности по жребию). Естественно, что численность секретарей в различных судебных инстанциях возросла.

В 1870 ᴦ. была создана система городского самоуправления (в России в тот период насчитывалось свыше 500 городов). Каждые четыре года в любом городе избиралась городская дума, которая формировала городскую управу. Думой и управой руководил городской голова. Городские власти имели свои управленческие конторы, в которых трудились десятки секретарей, ведавших перепиской, систематизацией и хранением различных документов.

В начале XX в. Россия переживала бурный рост промышленного развития. Росло количество всœевозможных обществ, товариществ, клубов, банковских объединœений и фирм. Секретарское дело получает еще большее распространение, причем значительная часть деловой переписки была связана с осуществлением финансовых, строительных, производственных, сельскохозяйственных и иных проектов, а также торговых операций.

В 1905-1910 гᴦ. была проведена так называемая Столыпинская реформа, в результате которой более двух миллионов крестьян получили в личную собственность земельные наделы. В целом в 1907-1913 гᴦ. Россия заметно продвинулась по пути общественного и экономического прогресса. За данный период число потребительских обществ выросло более чем в 6 раз, численность сельских кооперативов возросла в 12 раз. Увеличилось потребление продовольственных и промышленных товаров, что способствовало оживлению социально-экономической и культурной жизни страны.

На новый уровень развития постепенно выходило и секретарское дело. Стали использоваться различные модели пишущих машинок, расширился ассортимент канцелярских принадлежностей. Довольно широкое распространение получила стенография.

После Октябрьской революции 1917 ᴦ. в стране фактически началось создание нового государственного аппарата. Большевистские власти были заинтересованы в том, чтобы в новом пролетарском государстве делопроизводство было упорядоченным, скорым, эффективным и доступным для граждан. Был разработан проект декрета об улучшении "письмоводства" и сокращения переписки. В 1918 ᴦ. было опубликовано постановление Совета рабочей и крестьянской обороны "О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты". Вместе с тем, в 1918-1919 гᴦ. были подготовлены проекты декретов по вопросам упрощения делопроизводства в советских учреждениях. В 1921 ᴦ. состоялась Первая Всероссийская конференция по научной организации труда и производства, на которой впервые были поставлены задачи научной организации управленческого труда и работы с документами, а также создания в стране органов, координирующих и направляющих эту работу.Заниматься вопросами совершенствования секретарской службы поручили созданному в 1922 ᴦ. Народному комиссариату рабоче-крестьянской инспекции (РКИ).

В данный период стали издаваться такие специализированные журналы, как "Вопросы организации и управления", "Стенография и машинопись", "Техника управления" и др.
Размещено на реф.рф
В 1926 ᴦ. в стране был создан Государственный институт техники управления. Вопросы совершенствования управления, делопроизводства, архивного дела обсуждались на высшем правительственном уровне. Выдвигались требования, чтобы секретари руководящих работников советских учреждений в основном выполняли творческие функции, были консультантами директоров, следили за качеством подготовки служебных документов, помогали руководителям в приеме посœетителœей, а также постоянно занимались самообразованием и стремились к профессиональному росту.

При этом дальнейшая бюрократизация управленческого аппарата на всœех уровнях негативно отразилась на развитии отечественного делопроизводства.В 1925 ᴦ. секретарей фактически уравняли с машинистками, мелкими конторскими служащими и посыльными.

В 1926 ᴦ. была предпринята попытка систематизации делопроизводства и более эффективного использования секретарских должностей. Секретарей предложили называть помощниками руководителя, но из этого ничего не вышло. Несколько позже, в 1932 ᴦ., было принято решение о делœении секретарских должностей на две группы: высшую (с более высокими окладами) и низшую (с гораздо меньшей зарплатой). В первую группу вошли секретари, которые стали называться помощниками и референтами руководителœей. Вторую группу образовали секретари-машинистки, разделœенные на первую и вторую категории. Οʜᴎ выполняли чисто техническую работу: перепечатывали на машинке тексты писем и документов, регистрировали почту, подшивали в папки различные бумаги по принадлежности.

В годы Великой Отечественной войны (1941-1945 гᴦ.) делопроизводство велось в ограниченных масштабах, хотя во фронтовых и армейских штабах осуществлялась регулярная военно-канцелярская работа. Продолжали секретари трудиться в крупных министерствах и ведомствах. В то же время тысячи и тысячи канцелярских работников различного уровня были призваны в армию и многие из них погибли с оружием в руках, защищая нашу Родину от фашистских агрессоров.

В послевоенный период происходило возрождение и совершенствование сферы делопроизводства. Были приняты государственные постановления, регламентирующие такие направления работы аппарата͵ как механизация документационных процессов, внедрение достижений НОТ, в т.ч. в области стандартизации и унификации.

В июле 1963 ᴦ. было принято постановление Совета Министров СССР N 829 "О мерах по улучшению архивного дела в СССР", в соответствии с которым вводились в действие "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов", подготовленные Главархивом СССР. Была поставлена задача разработки Единой государственной системы делопроизводства для предприятий, организаций и учреждений.

Важным этапом дальнейшего совершенствования секретарского дела и подготовки соответствующих кадров стало открытие в 1964 ᴦ. факультета государственного делопроизводства в Московском государственном историко-архивном институте.

Через два года, в 1966 ᴦ., был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), одной из базовых задач которого было создание Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

С начала 70-х годов в стране стали действовать единые правила подготовки и оформления документов. В 1975 ᴦ. был принят государственный стандарт (ГОСТ) - "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Основные положения", определивший главные требования к унифицированным фондам организационно-распорядительных документов.

Начиная с 1977 ᴦ., в некоторых специальных учебных заведениях был введен курс основ секретарского дела. Целый ряд профессионально-технических училищ включился в подготовку секретарей-делопроизводителœей. На партийно-государственном уровне было принято постановление "О мерах по совершенствованию и удешевлению аппарата управления".

В 1984-1986 гᴦ. была разработана новая система документационного обеспечения административной деятельности, названная "Единой государственной системой документационного обеспечения управления".

При этом вследствие значительной бюрократизации всœех звеньев государственно-управленческого аппарата͵ эта система не смогла на практике реализовать свои потенциальные возможности. В ходе проведения "перестройки" работа многих управленческих структур не только не улучшилась, но заметно ухудшилась.

Распад Советского Союза в начале 90-х годов прошлого века и становление на новой базе государства Российская Федерация привели к значительным изменениям во всœех сферах хозяйства, в т.ч. и в сфере архивной, и в области всœего делопроизводства. Было принято решение о создании Государственного архива (ГАРФ), который возник на базе Государственного архива РСФСР и Центрального архива Октябрьской революции. Сегодня ГАРФ - один из крупнейших архивов страны. Он постоянно доукомплектовывается: на 2003 ᴦ. в нем хранилось свыше пяти миллионов дел. В архиве работают 250 человек, среди которых 3 доктора исторических наук, 9 кандидатов наук. Разумеется, что всœе сотрудники получили прекрасное архивное образование.

Архив имеет собственную библиотеку, которая содержит более полумиллиона уникальных работ. К примеру, в ней подобран такой состав периодики, которого нет ни в Государственной (бывшей Ленинской), ни в Публичной библиотеках, то же самое можно сказать и об объёмной подборке эмигрантских изданий. Конечно же, в нем сосредоточены практически всœе работы по архивному делу. Располагая прекрасным современным зданием (80 км архивных полок), ГАРФ имеет прекрасный выставочный зал, в котором постоянно проходят не только его собственные выставки, но и других федеральных архивов. По этой причине не случайно в ГАРФ сдают свои архивы видные политические деятели России.

Безусловно, развитие рыночных отношений в стране дало новый импульс подъему и совершенствованию секретарского дела. В современных условиях профессия секретаря в полной мере и объёме востребована как в государственном, так и в частном секторе. Секретари различных уровней осуществляют важную подготовительную и техническую работу в аппаратах Федерального Собрания и Президента РФ, во всœех министерствах и ведомствах, а также в сотнях и тысячах банков, производственных объединœений, промышленных и торговых предприятий, акционерных обществ, кооперативных организаций и малых предприятий с ограниченной ответственностью. Практика показывает, что профессия секретаря в начале XXI в. является крайне важно й и престижной. Труд секретаря становится всœе более квалифицированным, благодаря совершенствованию организации и развитию печатно-электронных устройств, прежде всœего персональных компьютеров (ПЭВМ).

Роль квалифицированных секретарей на многих предприятиях, как больших, так и малых, трудно переоценить. Нередко они являются ближайшими помощниками первых лиц, а при определœенных обстоятельствах замещают руководителœей, организуя в их отсутствие деятельность своих фирм и контор.
Размещено на реф.рф
Профессия секретаря предоставляет огромные возможности для творческого и карьерного роста и в значительной степени от каждого носителя этой профессии зависит уровень его квалификации, а следовательно, личного утверждения и продвижения по службе.

Тема: Из истории становления и развития делопроизводства и секретарской службы в Россиии. - понятие и виды. Классификация и особенности категории "Тема: Из истории становления и развития делопроизводства и секретарской службы в Россиии." 2017, 2018.

Секретарь - инициативный работник офиса, на которого возложен широкий круг обязанностей: это и ответы на телефонные звонки, и регистрация корреспонденции, и организация встреч, и ведение делопроизводства, а также выполнение всех поручений руководителя и принятие самостоятельных решений в пределах своей компетенции.

Цель труда секретаря – обеспечить эффективную управленческую и административную деятельность предприятия.

Под понятием «секретарь» скрываются люди различных профессий:

• Секретарь на ресепшн – принимает и распределяет телефонные звонки, встречает посетителей и выполняет мелкие поручения руководителя. Должность не требует специального образования. Иногда такому сотруднику вменяют приобретение воды или канцтоваров. По престижу данное место находится на самой низкой ступени карьерной лестницы.
• Секретарь-референт – это довольно ответственная должность и во многом схожа с работой офис-менеджера. Требуется готовить проектные решения, редактировать документы, составлять тексты для выступления начальника на всевозможные мероприятия. Контроль над работой других сотрудников также лежит на секретаре-референте. Профессию можно получить после обучения в специализированной школе, учебном центре или после окончания среднего специального учебного заведения.
• Помощник руководителя – занимать место ассистента считается почетным. Делопроизводитель должен не только установить доверительные отношения с руководителем, но и обладать стрессоустойчивостью и уверенностью в себе. Специалисту такого уровня необходимо решать организационные и административные проблемы, организовать работу персонала.

Кроме основных вышеперечисленных направлений трудовой деятельности секретаря, различают дополнительные наименования данной профессии, которые имеют некоторые особенности.

• Так, техническому секретарю нужно уметь печатать 145 символов в минуту не глядя на клавиатуру, задействовав все десять пальцев сразу. Такой человек должен довести до автоматизма свою работу с офисной оргтехникой и заниматься телефонным обслуживанием.
• Для секретаря-переводчика кроме основных функций, важно профессионально владеть иностранным языком для участия в переговорах с иностранными деловыми партнерами.
• В обязанности делопроизводителя входит систематизирование документации учреждения, а также работа с архивом, регистрация корреспонденции, оформление счетов.
• Административно –хозяйственные вопросы ложатся на плечи офис-секретаря . Кроме ведения деловой переписки, необходимо заниматься бронированием билетов и отелей, встречать гостей и партнеров, выполнять распоряжения руководителя.
• Должность с немного необычной спецификой работы для данной профессии – судебный секретарь . Место работы такого специалиста – суд. Работник проверяет явку вызванных людей на судебное заседание, ведет протоколы заседания суда, печатает судебные акты, выполняет все указания судьи.

История профессии секретарь

Если приоткрыть занавес истории и отправится на поиски ответа на вопрос: откуда взяла начало профессия « секретарь», то, скорее всего, путь приведет нас к писарям и летописцам. Эти люди занимались перепиской, вели запись распоряжений и указов царя, фиксировали события в хронологическом порядке.

Государственным и политическим деятелям также трудно было обходиться без помощника. В России секретарскую должность ввел Петр I в 1720 году, предъявив к профессии высокие требования. Работу секретаря доверяли людям со знанием законов, наличием образования и владеющим всеми тонкостями профессии.

С 1840 года руководители многих предприятий стали назначать к себе в помощники личного секретаря. Однако людей без специальных навыков на эту должность не брали. Так, стали открываться секретарские курсы. Что интересно, вначале они появились в Харькове, а в США только спустя одиннадцать лет.

Научно – технический прогресс стремительно развивался: копирки и пишущие машинки остались в прошлом, наделив сегодняшнее рабочее место секретаря современными компьютерами, факсом и прочей оргтехникой.

Профессиональный праздник «секретаря» принято отмечать в последнюю среду полной недели апреля.

Плюсы и минусы

Профессия, несомненно, имеет перевес в преимуществах:

• возможность в некоторых случаях совмещения учебы и работы;
• отсутствие физической нагрузки;
• комфортные условия работы в теплом помещении;
• полезные навыки общения и приобретение выгодных связей;
• всегда можно воспользоваться ксероксом в личных целях.

Недостатки:

• необходимость постоянно находится на виду у начальника;
• требуется каждый день выглядеть безупречно, поскольку о солидности компании зачастую судят по внешнему виду сотрудников;
• однотипность и рутинность работы (в мелких учреждениях);
• в некоторых компаниях трудно самореализоваться;
• ненормированный график работы.

Требования к профессии секретарь

Кандидат на данную профессию, прежде всего, должен:

• располагать средним или высшим образованием;
• владеть персональным компьютером и уметь работать с пакетом программ Microsoft Office;
• знать основы делопроизводства;
• иметь базовые знания в сфере деятельности секретаря;
• знать стандартные офисные процедуры;
• при необходимости владеть английским языком.

Обязанности секретаря

Руководители небольших фирм хотят, чтобы секретарь:

• просматривал корреспонденцию;
• сортировал и регистрировал входящую и исходящую почту;
• отвечал на телефонные звонки;
• обеспечивал жизнедеятельность офиса (заказ воды);
• общался с клиентами;
• контролировал выполнение различных задач.

В более солидных компаниях круг обязанностей секретаря может быть намного шире. Делопроизводителя просят:

• организовать прием или совещание;
• распланировать рабочее время руководителя;
• приобрести канцтовары и прочие вещи;
• заказать для начальника или служащих гостиницу или авиабилеты;
• вести протокол собрания;
• подготавливать переговоры с бизнес – партнерами.

Секретарь обязан заниматься делопроизводством.

Ответственность секретаря

В некоторых компаниях на должности секретаря ни за что отвечать не приходится, в других он обременен материальной и дисциплинарной ответственностью, кроме загруженности своими должностными обязанностями.

В случае утери секретарём каких-либо важных документов, к административной ответственности будет привлечен не специалист, а юридическое лицо, т.е. компания.

Секретарь может являться материально-ответственным лицом и следить за наличием основных материальных ценностей, которые находятся в офисе в его подотчете: мебель, оргтехника и других.

Полномочия секретаря

Руководитель обязан предоставить всю необходимую информацию для того, чтобы секретарь мог справиться с поставленной задачей. Это касается и конфиденциальных данных.

Секретарь может обсудить с руководителем вопросы по поводу своего видения, как можно улучшить свою работу и работу организации.

Он имеет право:

• запрашивать у сотрудников компании необходимую документацию для соблюдения пунктов своей должностной инструкции;
• требовать от руководителя принять меры для обеспечения сохранности документации и материальных ценностей;
• решать производственные вопросы в пределах своей компетенции.

Особенности профессии

Должность секретаря – привилегия женщин. Именно их руководители хотят видеть своими помощниками. Это объясняется женским умением проявить гибкость, предотвратить агрессию шефа, уловить его настрой и особенности характера. Прекрасная половина сумеет сделать комфортным деловой офис и впечатлить партнеров.

Однако, мужчина может претендовать на должность помощника руководителя, устраиваясь на работу в крупную фирму.

Профессиональные навыки и умения секретаря

Для работы секретарём важно:

• быть на «ты» с персональным компьютером;
• обладать культурой общения;
• уметь найти подход к посетителям;
• проявлять аккуратность и пунктуальность.

Некоторые компании видят на должности секретаря человека со знанием иностранных языков.

Личные качества секретаря

Если задать вопрос руководителям различных предприятий, о том какими чертами характера должен быть наделен его личный секретарь, то можно предположить, что их ответ будет однозначным:

• коммуникабельностью и ответственностью,
• пунктуальностью и организованностью,
• терпимостью и стрессоустойчивостью.

Кроме того, отмечают презентабельную внешность, красивую речь, хорошую память.

После общения с секретарем компании в посетителе должна появиться уверенность, что здесь ему помогут разрешить его вопрос.

Карьера

Должность секретаря окутана мифами о трудностях, связанных с продвижением по карьерной лестнице. Отчасти, это так и есть. Но это лишь отчасти – все зависит от каждого человека лично.

Кто-то уже через 1-2 года проявляет себя с наилучшей стороны и уверено двигается вперед навстречу многочисленным перспективам, а кому-то и должности секретаря оказывается много.

Умные и инициативные сотрудники могут подыскать себе место посолидней внутри той же компании, став например помощником менеджера, а после менеджером или даже директором.

Где работать секретарю

В секретарях нуждаются:

• различные организации и фирмы;
• суды, адвокаты и нотариусы.

Секретарь необходим как в крупной компании, так и на предприятии, занимающемся малым бизнесом.

Сколько зарабатывает секретарь

Нельзя назвать какую то фиксированную сумму, если говорить о среднемесячном окладе людей, занимающих должность секретаря.

Госучреждения не балуют своих делопроизводителей высокими заработками и платят им примерно 300 долларов. Но, если пойти работать в крупную иностранную компанию, то можно повысить доход до 1000 долларов.

Образование

При приеме на вакансию помощником руководителя рассматривают людей с высшим образованием или наличием свидетельства об окончании специализированного учебного центра для секретарей. Иногда обучение можно пройти в компании, которая согласна принять Вас на работу.

Работать секретарем можно и без высшего образования, но солидные компании хотят видеть в своей команде дипломированных специалистов со знанием делопроизводства, этики делового общения, психологии, стенографии и скорочтения, умением работать в 1С и мастерски управляться с оргтехникой.

Александр Юрьевич

Директор кадрового агентства

Еще недавно профессионального дня для секретарей не было. Однако, учитывая важность этой профессии, в 2005 году такое положение было исправлено. Наконец, был учрежден День секретаря. 2018 год станет новым подтверждением значимости работников офиса.

Как возникла профессия секретарь

Наименование профессии произошло от слова «секрет». В древности всеми тайнами ведали специальные доверенные особы, которые назывались секретарями. В начале, секретами владели только представители мужского пола. Они служили царским особам и высокопоставленным представителям общества. Такие лица, как правило, обладали огромным влиянием. О важности их положения говорят их должностные звания: генеральный или госсекретарь.

С изобретением первой печатной машинки на должность секретаря стали брать и представителей прекрасной половины человечества. Женщины лучше справлялись с печатанием текстов. Особой популярностью пользовались секретари-референты. В начале прошлого века на этой службе числились практически одни женщины.

Когда конкретно появилась эта профессия в мире сейчас трудно определить. Что касается нашей страны, то временем создания должности секретаря можно считать период правления первого императора России. Именно тогда появился указ Петра первого о сокращении бумажной волокиты.

Надо отметить, что и до этого в государстве российском существовала должность, подразумевающая документальные записи. Намеки на ведение секретарского дела появились в конце пятнадцатого века.

Во времена же Петра Первого был учрежден чин секретаря. К ним предъявлялся целый комплекс требований. Начиная с 1840 г. на всех крупных предприятиях в России уже были секретари. Через некоторое время ими обзавелись и другие предприятия.

Первые секретарские курсы появились в 1868 г. в Харькове. Надо отметить, что в этом плане Россия была первооткрывателем. В других государствах подобные курсы появились позже.

Кроме этого появились специализированные журналы для секретарей. В 1884 г. их уже насчитывалось 8 штук. Вместе с этим, с развитием промышленности появились многочисленные курсы повышения квалификации для секретарей.

Рассвет секретарского дела произошел в двадцатые годы прошлого столетия. Правда, стоит отметить, что этот период длился недолго. Вскоре секретарей приравняли к машинисткам и рассыльным. Спустя несколько десятилетий эта профессия вообще перестала быть престижной. В конце двадцатого века опять вспомнили о важности секретарского дела. Правда, новые веяния в большей степени пришли из Запада.

Какого числа праздник?

С инициативой создания профессионального дня секретаря выступили представители этой профессии с многих городов Российской Федерации. Руководство страны с пониманием отнеслось к такой инициативе, и был учрежден День секретаря. Датой его празднования была назначена – третья пятница сентября. В нынешнем году — это будет – 21.09.18 г.

Сегодня такая должность существует не только на крупных предприятиях. Секретари сейчас есть в большинстве организаций и компаний. Очень часто от них зависит имидж фирмы, и даже успешное продвижение на рынке. Опытные секретари являются правой рукой руководства любого предприятия или организации. От них зависит информация, которая берется во внимание руководителями компаний и фирм. Секретари обязаны:

• встречать гостей:
• работать с документацией;
• вести переговоры по телефону;
• обеспечивать комфортные условия при встрече посетителей (подача напитков и т.п.).

Следует заметить, что похожие профессиональные дни есть во многих государствах. Например, в Америке работникам офиса посвящено семь дней. Как правило, это последняя неделя апреля. Непосредственно день, посвященный секретарям, празднуется в последнюю среду апреля. Этот день в 1952 г. приобрел статус международного праздника.

Суть работы секретаря сегодня

Деятельность секретаря достаточно важна в наше время. Через него проходит множество бумаг, документов. Нередко работа связана с компьютером. В течение дня приходится решать множество проблем. Очень часто эта работа незаметна, но очень необходима.

Профессионализм секретаря заключается в терпении и умении находить общий язык с любым посетителем. Секретарь – это лицо любой компании. От его поведения многое зависит и первое впечатление, и результат переговоров и в конечном итоге успех всего коллектива организации или предприятия. Он должен быть постоянно выдержан и уметь радушно встретить любого посетителя.

Сегодня для успешной работы секретаря мало обычной эрудиции. Секретарь должен в совершенстве владеть компьютерным мастерством, делопроизводством, а иногда и знать иностранные языки. Также он обязан быть коммуникабельным и владеть психологическими навыками.

Кроме этого, секретарь должен разбираться в деталях и специфики предприятия, знать основополагающие моменты производства и деятельности своей организации.

В обязанности секретаря входит также обеспечение канцтоварами и другими материалами совещаний, переговоров и различных встреч. Нередко от него зависит деятельность всего офиса.

Секретарь должен вести учет всех телефонов и других контактных данных руководителей, сотрудников других предприятий и организаций.

Для поддержания имиджа организации секретарь обязан обладать культурой общения, иметь грамотную речь, быть тактичным и деликатным.

С каждым годом требования к офис-менеджеру неуклонно растут. Сегодня профессиональный секретарь нередко обладает высшим образованием.

Достоинства и недостатки профессии

К плюсам деятельности секретаря можно отнести:

• широчайший круг общения;
• способность организовывать людей;
• отсутствие физического труда;
• возможность совмещения выполнения служебных обязанностей с учебой.

К недостаткам секретаря относятся:

• ненормированность рабочего дня;
• необходимость быть всегда в форме и отлично выглядеть, в независимости от настроения или других обстоятельств;
• невозможность часто болеть и опаздывать.

Мероприятия

В день секретаря звучат поздравления от руководителей предприятий и организаций своим помощникам. За особые заслуги могут даваться премии, ценные подарки и другие поощрения. Большинство руководителей ценят своих секретарей и поэтому создают самые благоприятные условия для отдыха офисного персонала. Нередко в честь их организовываются корпоративы и банкеты.

Секретарь - одна из самых распространенных профессий на современном рынке труда. Без секретаря сегодня не обходится ни одна организация. Секретарь - это первый помощник руководителя, сотрудник, владеющий оперативной информацией и находящийся в курсе текущих дел компании, фирмы, организации, предприятия или учреждения. За последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. Если еще недавно секретаря принято было считать «лицом фирмы», то сегодня его уже можно назвать правой рукой руководителя, регулирующей различные производственные процессы. Международный профессиональный клуб секретарей дал следующее определение современному секретарю: «Это инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя».

Конечно, трудно сказать точно, когда возникла профессия секретаря. Но наверняка можно утверждать, что без этих помощников вряд ли могли обходиться уже первые в истории человечества государственные и политические деятели.

В России днем рождения секретарской должности можно считать 27 февраля 1720 года. Нововведение принадлежало Петру I. Правда, у российских секретарей были предшественники. В конце XV века в России появились первые приказы - центральные органы государственной власти, приказное делопроизводство, а также приказные избы, управлявшие на местах. В работе этих органов и зародилась работа с документами, постепенно формировался слой профессиональных чиновников - знатоков своего дела. Порядок составления документов в приказах был следующим: по указанию дьяка проект документа - «черное письмо» составлял подъячий «средней руки», дьяк «чернил» его, то есть исправлял, а «молодший» подьячий «белил», то есть писал начисто.

В наследство от тех времен и приказного делопроизводства мы получили слово «волокита». Подклеенные в столбцы длиной до 80 метров документы наматывались на палочки в свитки. Ленты документов при чтении волочились, отсюда и родилось понятие, обозначающее слишком долгое решение вопроса.

Петром I вместо устаревшей системы приказов были созданы двенадцать коллегий, каждая из которых ведала своей отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. Всю работу досконально определял подписанный Петром Генеральный регламент государственных коллегий. Вот в нем впервые и заговорили о «секретарском чине». «При таких учреждениях должность чина секретарского в том состоит, что ему на всех приходящих письмах и доношениях нумера подписывать, и на них числа, когда подано приписывать и об оных без всякого подлога и пристрастия, но по нумерам и числам доносить». Как видите, Петр, решив бороться с волокитой, прежде всего предъявил высокие и строгие требования к секретарям. И это было не случайно. В значительной степени результат решения того или иного дела зависел от того, как его доложит секретарь. Человек, занимавший эту должность, обязан был хорошо знать законы, быть образованным, уметь разбираться в различных ситуациях, знать свое дело до тонкостей.

В 1840 году появились в России первые личные секретари руководителей на крупнейших по тем временам Путиловском и Невском заводах. Вскоре секретари появились и на многих других предприятиях, что стало признанием их необходимости в работе предпринимателей. Руководители предъявляли к секретарям такие требования, что без специальной подготовки работать становилось все труднее. В 1868 году в Харькове открылись первые секретарские курсы, тогда как подобные учебные заведения в США появились в 1879-м, а в Англии и Франции - в 1900-1907 годах.

Начало XX века было ознаменовано для секретарей введением многих новшеств, связанных с научно- техническим прогрессом. В те годы в работе секретариатов использовались двадцать три модели пишущих машин, восемь моделей множительных аппаратов, два вида диктофонов и большое количество разнообразных канцелярских принадлежностей, в том числе и новинки - перьевые ручки.

Начиная с 1884 года в России издавалось восемь (!) специализированных журналов, а личные секретари регулярно повышали свою квалификацию на различных курсах. К сожалению, программы обучения того времени не сохранились, но из статей в журналах «Машинопись» и «Стенографический листок» можно узнать о том, что личные секретари должны были печатать со скоростью 4 страницы за 60 минут, стенографировать со скоростью 40-60 слов в минуту, хорошо знать хотя бы один иностранный язык, работать с разнообразной корреспонденцией на русском и иностранных языках, владеть приемами общения с посетителями. Умели секретари и активно защищать свои права - при их участии в Петербурге был создан профсоюз лиц, занимающихся конторским трудом на торгово-промышленных предприятиях города.

А вот секретарей советского времени чаще всего почему-то принято представлять почти в карикатурном виде: «барышня-товарищ» в гимнастерке и с папироской в зубах или глупенькая красивая «кукла», или… На самом же деле профессия секретаря пережила бурное развитие в начале 20-х годов. В состав советского государственного аппарата вошла должность «секретарь», которой придавалось большое значение. Многие руководители того времени прекрасно понимали, что именно с секретарями в первую очередь сталкиваются те, кто обращается в органы власти. Секретари готовят материалы к совещаниям, напоминают о сроках исполнения решений. Секретари руководящих работников часто выполняли творческие функции, были подчас своеобразными консультантами директоров, следили за качеством подготовки служебных документов, помогали руководителям в приеме посетителей. В те годы издавались специализированные журналы: «Стенография и машинопись», «Вопросы организации и управления», «Техника управления». Сами названия журналов говорят о той роли, которая отводилась секретарям.

Однако расцвет профессии был недолгим. В 1925 году секретарей уравняли с машинистками и рассыльными, стали считать их «канцелярско-техническими специалистами», а затем секретарей разделили на две неравноценные в обязанностях и окладах группы: помощники-референты и секретари-машинистки, выполнявшие чисто технические функции. Так, к сожалению, престиж профессии секретаря был надолго утрачен.

Возрождение ее началось в 70-е годы. Профессия как будто рождалась заново, она требовала многогранных знаний и профессионализма. Теперь уже нам пришлось учиться у США, Англии и Франции. Если еще не так давно уровень подготовки секретарей, например в Москве, по стандартам Международной ассоциации профессиональных секретарей не поднимался выше нулевого, то сегодня уже есть немало секретарей, профессионализм которых соответствует самым высоким требованиям. У этой профессии большое будущее, и те, кто любят свою профессию и стремятся к совершенству, согласятся - лучшие страницы истории профессии секретаря еще будут написаны.

Как получить профессию?

Многие работают без высшего образования. В небольших компаниях требования к этой должности не так высоки, что делает работу секретаря излюбленным способом подработки для студентов. Однако для работы в серьезной компании специальное образование необходимо.

Обучиться азам профессии можно на многочисленных курсах. Курсы секретарей включают изучение делопроизводства, курсы машинописи, стенографии и скорочтения, этику делового общения и психологию. К тому же на курсах обучат таким необходимым вещам как умение обращаться с оргтехникой и мини-АТС, навыки работы в 1С.

В высших учебных заведениях можно получить специальность «Документоведение и документационное обеспечение управления». Однако многие работодатели считают такое образование недостаточным и хотят видеть на должности секретаря человека с высшим филологическим или лингвистическим, а иногда даже психологическим образованием. В финансовых компаниях на должность секретаря охотнее берут дипломированных экономистов.

Образование
Сегодня требования к уровню знаний людей этой профессии постоянно повышаются, и все чаще работодатели хотят видеть своих секретарей с высшим образованием. Кроме того, следует знать компьютер на уровне пользователя и основы делопроизводства. Несомненным плюсом будет знание иностранного языка.

Личные качества
Специфика работы секретаря - многочисленные контакты с людьми: руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами. А потому доброжелательность, коммуникабельность и культура общения (деликатность и тактичность) для секретаря просто незаменимы. У любого человека после общения с секретарем должно остаться ощущение, что фирма сделает все возможное, чтобы разрешить его проблему.

Важным умением для секретаря является способность организовать свое рабочее место и время. Опоздания совершенно не допустимы для людей этой профессии. Это касается как времени прихода на работу, так и своевременности подготовки документов и доклада их руководителю. Также сюда можно отнести профессионализм, ответственность, дипломатичность и хорошую память.

Обязанности

Профессиональные обязанности:

• прием посетителей;
• ведение делопроизводства (регистрация входящей и исходящей документации);
• обслуживание руководителя (нередко планирование его рабочего дня);
• прием телефонных звонков, поступающих руководителю;
• организация приемов и совещаний, заказ гостиниц и авиабилетов (для руководителя, а также для всех остальных сотрудников);
• заказ канцтоваров и прочих вещей, необходимых для жизнедеятельности офиса, иногда - обеспечение руководителя продуктами.

Под сегодняшним термином «секретарь» подразумеваются секретари различной квалификации: секретарь на телефоне, технический секретарь, секретарь-референт и референт.

Секретарь на телефоне может не иметь высшего образования, не обязательно ему работать в новейших компьютерных редакторах, он может обойтись без знания иностранного языка, но разговаривать по телефону грамотно, интеллигентно, доброжелательно он обязан, чтобы не отпугнуть клиентов и партнеров фирмы. Как звучит по телефону его голос - мило и приятно? А умение правильно ставить ударения и падежи? А дефекты дикции? Как видите, даже первая ступень секретарского мастерства не всем может быть доступна.

Технический секретарь начинается со 145 знаков в минуту русской и латинской раскладки слепым десятипальцевым методом. Естественно, что все печатные работы выполняются в современных компьютерных редакторах. До автоматизма должна быть доведена работа с оргтехникой - ксероксом, факсом, мини-АТС. Входит в обязанности такого секретаря и телефонное обслуживание.

Секретарь на ресепшн - это административный работник офиса. Он встречает посетителей, предлагает им чай/кофе (если это принято в компании), отвечает за звонки, поступающие на общий телефон организации, работает с курьерами, распределяет корреспонденцию. Сейчас часть функций секретаря на телефоне взяли на себя роботы- автоответчики, которые направляют звонок клиента к соответствующему специалисту путем выбора в телефонном меню. Секретарь на ресепшн - это тот человек, который первым встречает вас, когда вы входите в офис. В некоторых компаниях на ресепшиониста могут быть возложены еще дополнительные обязанности в виде обеспечения жизнедеятельности офиса (заказ воды, канцтоваров), заказ билетов и оформление виз для сотрудников.

Секретарь-референт и референт - это высшая квалификация секретаря. Они выполняют обязанности секретаря на телефоне и технического секретаря на высоком уровне. Их работа становится ответственней, ибо им предоставлено право принятия самостоятельных решений. Расширение функциональных обязанностей секретарей предполагает обязательное высшее образование и знание иностранного языка.

Зарплата

Средний заработок секретаря составляет 65 000 тенге . Для многих эта должность становится первой ступенью построения карьеры. Претенденты с минимальным стажем работы от полугода, владеющие ПК на уровне пользователя, знающие основы делопроизводства, могут претендовать на зарплату от 50 000 тенге или 300 у. е. Если ваш опыт работы составляет от одного года, вы владеете как русским, так и казахским языком не только на разговорном уровне, но и на уровне деловой переписки, то ваш зарплатный уровень составит 60 000 - 65 000 тенге. Ну а если ко всем перечисленным требованиям вы еще и владеете английским языком на хорошем уровне, у вас высшее образование, вы знаете основы Трудового законодательства, имеете опыт работы в кадровой службе, хотя бы на начальных позициях, а опыт работы секретарем у вас от 2-3 лет, то вы можете претендовать на зарплату до 70 000 тенге , а при таких же требованиях, но работая в крупной иностранной компании, - до 90 000 тенге .

Мифы профессии

Миф 1. Секретарю не требуется большого ума и способностей. То есть им может стать каждый.
Чтобы работать секретарем, не обязательно иметь высшее образование, иногда достаточно окончить специализированные курсы или получить диплом об окончании колледжа, где преподают делопроизводство. Однако психологи утверждают, что ум человека - не только всем известный показатель IQ, но и так называемый эмоциональный интеллект. Этот термин не так давно ввел один американский ученый, специализирующийся в области психологии. Под термином подразумевается умение личности тонко чувствовать и правильно реагировать на поведение окружающих. Другими словами, таких индивидов можно поэтически назвать знатоками душ человеческих или мудрецами в науке жизни. Чтобы прекрасно разбираться в этой науке, вовсе не обязательно иметь кучу дипломов о высшем образовании, нужно просто уметь наблюдать. Удается это далеко не каждому, иногда умнейшие и не единожды дипломированные люди в обыденной жизни и в плане построения отношений с окружающими оказываются, мягко говоря, не на высоте. Хороший секретарь имеет очень высокий уровень эмоционального интеллекта, он прекрасно разбирается в людях, весьма тактичен и ответственнен. Согласитесь, при всем желании такого человека неумным назвать нельзя.

Миф 2. Секретарь - это высокая длинноногая блондинка. Ее основная задача - быть украшением офиса.
Этот расхожий миф, скорее всего, был придуман любителями пикантных анекдотов. На самом деле красота (согласно общепринятым канонам) не важна. Для занятия вакансии достаточно иметь обыкновенную приятную наружность, поскольку существуют еще такие понятие как «чувство стиля» и «наличие вкуса». Хороший секретарь имеет и то, и другое, поэтому он - образец элегантности, деловое лицо компании и действительно в некоторой степени служит украшением офиса. Именно стиль одежды секретаря, его поведение, умение грамотно изъяснятся, действовать в соответствии с элементарными правилами этикета формирует первое впечатление о компании, а деловые партнеры уже на подсознательном уровне решают, будут ли они с этой фирмой иметь дело. Руководитель, заботящийся о престиже, никогда не посадит в приемную красивую,но абсолютно непрофессиональную даму, не умеющую организовать работу шефа и офиса, потому что именно это - одна из главных обязанностей секретаря.

Миф 3. Секретарь - очень легкая профессия. В его обязанности входит всего лишь варить кофе, подавать документы на подпись руководителю и отвечать на телефонные звонки.
Начнем с того, что секретарь - это, прежде всего, эмоционально выматывающая работа. Даже если дел у секретаря не так много (хотя такое случается крайне редко, частенько его нагружают функциями офис-менеджера, кадровика и т. д), на него возлагается «священная» обязанность «лелеять» шефа. А у боса может быть, например, плохое настроение, и первым под «горячую» руку попадает именно секретарь, принимающий на себя основной удар начальственного гнева. К тому же хороший секретарь должен улавливать малейшие оттенки настроения шефа и желательно предотвращать возможную «бурю». Кто-то не согласится с подобной постановкой вопроса. Действительно, вряд ли в служебной инструкции вы найдете соответствующую запись. Но дело в том, что от умения держать удар зависит, в первую очередь, уровень взаимодействия самого секретаря с руководителем. Шеф изначально по своему положению находится выше, поэтому «ключик» к его поведению придется подбирать именно подчиненному, а не наоборот.

Кроме того, секретарь должен уметь находить общий язык и с коллективом, налаживая со всеми ровные, деловые отношения, ни в коем случае никого не выделяя. Почему? Потому что секретарь - это своего рода связующее звено между директоратом и коллективом, его отношение к кому-либо, приязненное или нет, будет отождествляться с отношением руководства к этому сотруднику. Поэтому секретарю не рекомендуется заводить дружбу или враждовать с кем-либо на работе.

Помимо этой тонкой психологической работы, отнимающей, кстати, достаточно много эмоциональных ресурсов, в обязанности секретаря входит планирование рабочего дня шефа, ведение деловой переписки, ответы на телефонные звонки, прием гостей, контроль работы приемной или даже всего офиса. А еще секретарь должен быть всегда корректным, выдержанным, предельно тактичным. В больших компаниях в приемной работает по два-три секретаря, поскольку один сотрудник не может справиться с большим объемом работы просто физически.

Миф 4. Секретарь - профессия не престижная. Никакого решающего значения фигура секретаря в компании не имеет, принятие важных решений от него не зависит.
Если говорить прямо, то хороший секретарь, успевший завоевать авторитет у коллектива и по достоинству оцененный начальством, - это «серый кардинал», который незримо, но существенно влияет на работу компании. Частенько именно он является последней (и утверждающей) инстанцией, к которой за советом обращается руководитель. Потому что секретарь порой обо всем и обо всех осведомлен гораздо лучше, чем шеф и его заместители, и может дать правильный, выверенный совет. От секретаря, например, зависит, сможете ли вы вовремя попасть к шефу, насколько быстро будут подписаны ваши документы и т. д., хотя профессионал никогда не будет использовать свое служебное положение во вред кому-либо. Более того, именно секретарь задает тон рабочего дня, ведь руководству всегда приятно утром увидеть, что кабинет полностью готов к очередному трудовому дню, а на столе аккуратными стопочками лежат свежие газеты, все необходимые сводки, справки, аналитическая информация и т. д.

Миф 5. Секретари лишены возможности карьерного роста. Эта профессия не предполагает повышения в должности.
Миф верен отчасти. Действительно, хорошего секретаря руководитель будет держать возле себя, образно говоря, на привязи, потому что это и правая рука, и первый помощник. Шеф постарается деликатно пропускать мимо ушей все намеки своего секретаря о том, что он уже давно перерос свою должность и может заниматься чем-то более значимым, например возглавлять какой-либо отдел компании. Вопрос в том, кто заменит повышенного секретаря, поскольку его продвижение по карьерной лестнице может напрямую сказаться на рабочем комфорте шефа, который уже привык, что его с полуслова и полувзгляда понимают, стойко переносят любое настроение. И вообще, шеф точно знает, что на своего секретаря можно положиться в любых обстоятельствах. Где и когда еще он сможет найти такого специалиста. Как видим, профессионализм и преданность могут сыграть с секретарем злую шутку. С другой стороны именно эти качества могут стать основой для карьерного продвижения в границах той же компании.

Миф 6. Секретарь - сугубо женская профессия. Мужчины не занимают подобные должности.
Действительно, секретарями работают в основном женщины. Объяснить это можно тем, что в эмоциональном плане дамы более гибки, им легче подстроиться под настроение и характер шефа, уладить какие-либо конфликты, где-то промолчать и т. д. К тому же женщины умеют сделать более комфортным кабинет и придать уютно-деловой стиль офису, что немаловажно и для работы компании, и для того, чтобы произвести впечатление на посетителей. Мужчины тоже вполне способны справиться с работой секретаря, тем более что многие крупные фирмы, точнее их боссы, предпочитают брать на эту должность представителей именно сильной половины человечества, даже переименовав ее на «помощник руководителя».

Плюсы и минусы профессии

Плюсы профессии:

• широкий круг знакомств;
• полная и достоверная информация о делах фирмы;
• приобретение навыков общения и работы со специалистами разных сфер деятельности и занимаемых должностей;
• опыт организаторской деятельности;
• работа стабильна и не предполагает большой физической нагрузки;
• можно совмещать с учебой;
• лицо компании.

Минусы профессии:

• ненормированный рабочий день (приходить на работу раньше шефа, а уходить позже);
• не всегда есть возможность реализоваться;
• если фирма небольшая, может стать скучно от недостатка работы;
• работодатель может отрицательно отнестись к тому, что ты делаешь домашнее задание на рабочем месте;
• всегда хорошо выглядеть, вне зависимости от обстоятельств.

Противопоказания

• нервно-психическими;
• сердечно-сосудистыми;
• опорно-двигательного аппарата;
• хроническими инфекционными;
• верхних дыхательных путей;
• зрительного и слухового анализаторов;
• голосового аппарата.

Перспективы

В карьере секретаря перспектив не так уж много. Развиваться можно по линиям, соответствующим двум типам этих работников. Ресепшионист может вырасти до офис-менеджера, расширяя свои административные функции в офисе. Секретарь- референт может стать личным помощником руководителя. Случается, что ассистент руководителя имеет определенные амбиции и метит на место своего начальника. Как бы там ни было, не стоит распространяться о своих планах и давать понять всем, что вы тут надолго не задержитесь. Если вы не можете смириться с тем, что ваша личность остается в тени, лучше не браться за секретарскую работу, а поискать себе дело по душе.

Карьера секретаря обычно не является целью профессионального роста человека и выполняет роль временного пристанища в определенной области или компании. Так или иначе, секретарь должен вникать в нюансы деятельности компании, поэтому выбирайте области, в которых вам будет интересно.

В результате секретарской работы можно приобрести полезные связи и навыки, а также знания в области работы компании. Это может стать хорошим стартом для карьеры специалиста или руководителя, ведь секретарь как никто другой отлично знает всю внутреннюю кухню своей компании.

В прошлом представителями секретарской профессии были исключительно мужчины. К примеру, ни в одном из документов XIX - начала XX веков вы не встретите женской фамилии. А в числе секретарей архивные материалы называют довольно известных людей того времени, и все они - мужского пола…

Михаил Сперанский
Один из самых умных и справедливых политиков, русский реформатор Михаил Михайлович Сперанский родился в 1772 году. Будучи сыном сельского священника, первоначальное воспитание он получил в Суздальской духовной семинарии. Потом учился в Петербургской главной семинарии, преобразованной при Павле I в духовную академию. Отлично окончив курс, он остался преподавать. Рекомендованный в домашние секретари князю Куракину, Сперанский при его протекции поступил в канцелярию генерал-прокурора, которым был назначен этот вельможа, и преобразился в титулярного советника. Тогда же он принес в русскую канцелярию XVIII века выправленный ум, способность много работать, отличное умение говорить и писать. Следующим этапом его секретарской карьеры была должность статс-секретаря при императоре Александре I, который по достоинству оценил этого широко эрудированного и необыкновенно трудолюбивого человека. Именно в тот период Сперанский создал свой знаменитый план государственных преобразований, в котором рекомендовал придать государственному строю формы конституционной монархии. Однако эту идею дворянство восприняло с недовольством, и реформатор был отправлен в ссылку, в которой пробыл более 6 лет, а после вернулся на государственную службу.

Гаврила Державин
Известный политический и литературный деятель Гаврила Романович Державин около двух лет прослужил личным секретарем Екатерины II. Несмотря на то, что в силу вспыльчивости характера работа чиновника давалась ему с трудом, он, тем не менее, отличался особенным рвением, принося императрице целые кипы бумаг и требуя ее внимания к запутанным делам. Державин пользовался глубоким уважением современников еще и потому, что умел быть таким «чиновником», который мог себе позволить «в душевной простоте беседовать о Боге и истину царям с улыбкой говорить».

Михаил Глинка
Из представителей мира музыки должность секретаря в свое время занимал Михаил Иванович Глинка - великий русский композитор. Он родился 1 июня 1804 г. в селе Новоспасском, что в 100 верстах от Смоленска, в семье помещика. Уже к 12 годам определилось призвание будущего композитора, и в 1817 году его отправили в Петербург, где определили в Благородный пансион при Педагогическом институте. Музыкой мальчик занимался у лучших столичных педагогов. Однако профессия музыканта, исключительно интересовавшая молодого человека, в начале XIX века считалась немыслимой в дворянском кругу. Поэтому, уступив желанию отца, Михаил Глинка 4 года прослужил секретарем канцелярии Совета путей сообщения. Впрочем, рабочие обязанности не мешали преданному искусству молодому человеку заниматься творчеством. Результатом этого периода стали более 20 романсов и несколько квартетов.

Михаил Газенкампф
В ряду известных людей, прославивших Военную академию Генерального штаба, имя Михаила Александровича Газенкампфа обычно не упоминается. Да и в самой академии о нем известно немногим. Между тем деятельность этого человека заслуживает того, чтобы о нем знал более широкий круг людей, ибо его по праву можно считать первым пресс-секретарем в русской армии. В русско-турецкой кампании 1877-78 годов Газенкампф вел журнал боевых действий, составлял донесения царю и заведовал делами печати в армии. О том, как проходила военная кампания, как повседневно трудились военные корреспонденты, можно судить по их воспоминаниям. В частности, корреспондента «Правительственного вестника» (печатный орган МВД) поручика лейб-гвардии уланского полка Всеволода Крестовского, а также Григория Градовского, Николая Максимова и др. Что же касается тонкостей взаимоотношений военного командования с журналистами, то наиболее полно они отражены в книге Михаила Газенкампфа «Мой дневник».

Александр Поскребышев
Родившийся в 1891 году в семье сапожника, Александр Николаевич Поскребышев с 1922 года работал в аппарате ЦК - заведующим Управлением делами ЦК РКП(б), помощником И. В. Сталина, заместителем заведующего, заведующим секретным отделом, особым сектором ЦК ВКП(б) и канцелярией генерального секретаря ЦК ВКП(б). В 40 лет он стал личным секретарем и доверенным лицом товарища Сталина. Выполнял его личные задания, готовил документы, к каждому из которых прикладывал листок с предложением конкретного решения, и в большинстве случаев Сталин соглашался с его рекомендациями. Роль Поскребышева в коридорах власти была гораздо важнее официального статуса в силу особенного расположения к нему вождя. Он отличался поразительной работоспособностью. Старшая дочь Поскребышева Галина Александровна Егорова вспоминала: «В любое время, когда бы Сталин ни вызывал Поскребышева, лысоватая голова его помощника всегда была наклонена над ворохом бумаг. Это был человек с компьютерной памятью. У него можно было получить справку по любому вопросу». В 1953 году Александр Николаевич Поскребышев был удален от активной политической жизни и уволен на пенсию. В своей речи на XX съезде КПСС Н. С. Хрущев назвал его «верным оруженосцем Сталина». Да так, в общем-то, оно и было.

Чингиз Айтматов
Чингиз Торекулович Айтматов в свое время тоже работал секретарем. Закончив 6 классов, мальчик стал секретарем аулсовета, решая сложные и жизненно важные вопросы киргизского села, поскольку это было время Великой Отечественной войны, когда все взрослые мужчины воевали на фронтах. Позже, уже будучи известным писателем, Чингиз Айтматов вновь приобщился к секретарской профессии, только уже в несколько ином статусе. Он довольно долго работал секретарем Союза кинематографистов, а также секретарем Союза писателей - сначала Киргизии, а потом и СССР.