Методы осуществления управленческого контроля. Управленческий контроль: цель, формы, методы и средства реализации

Управленческий контроль - одна из основных функций менед­жмента, участок управленческой деятельности, цель которой - количественная и качественная оценка труда и учет результатов работы организации. Главные инструменты реализации этой фун­кции - наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ. В общей системе управления контроль выступает как эле­мент обратной связи. По его данным производится корректировка ранее принятых решений, планов, норм и нормативов. Эффектив­но поставленный контроль имеет стратегическую направленность, ориентируется на конечные результаты, осуществляется своевре-менно и достаточно прост. Последнее требование особенно важно в современных условиях, когда организация стремится строить ра­боту на принципе доверия к людям, что приводит к необходимос­ти и возможности существенного сокращения контрольных функ­ций, выполняемых непосредственно менеджерами. В такой обста­новке контроль становится менее жестким и более экономичным.

Существует несколько причин, обусловивших необходимость управленческого контроля. Основополагающая причина - необ­ходимость наблюдать за тем, чем люди заняты, чтобы быть уверенными, что они знают, что и как им следует делать. Мелкие ошибки не кажутся значительными, но их совокупный эффект че­рез некоторое время может сказаться на снижении потенциала организации.

Другая причина необходимости управленческого контроля - постоянные изменения, с которыми организации и их менеджеры сталкиваются. Динамичность внутреннего и внешнего окружения организации усиливает важность связи между планированием и контролем. Менеджеры разрабатывают планы и цели, достижение которых требует времени. В течение этого времени могут про­изойти многие изменения как в самой организации, так и в ее ок­ружении. Изменения могут потребовать корректировки планов и даже сделать некоторые цели организации несоответствующими обстановке. Хорошо организованный контроль помогает менед­жерам предсказывать, наблюдать и приспосабливаться к изменяю­щимся условиям.

Третья важная причина необходимости управленческого конт­роля - возрастающая сложность организаций, занимающихся бизнесом, вследствие роста их размеров и масштабов производ­ства. Когда организация маленькая, ее менеджеры близки ко всем осуществляемым видам деятельности. Но по мере возрастания производства менеджеры, ответственные за выполнение всех за­дач организации, не могут персонально наблюдать за каждым ви­дом деятельности и меняющимися условиями или лично решать, какие изменения необходимы. Они нуждаются в формальной сис­теме контроля.

Деятельность организации требует, чтобы контроль и планиро­вание, тесно связанные между собой, были непрерывными. Сущ­ность контроля заключается в трех основных элементах:

установление контролируемых стандартов деятельности;

измерение и анализ результатов деятельности, информация о которых получена с помощью контроля;

корректировка технологических, хозяйственных и иных про­цессов в соответствии со сделанными выводами и принятыми ре­шениями.

Цели контроля будут достигнуты только в том случае, если он осуществляется в соответствии с определенными принципами.

Прежде всего контроль должен быть всеохватывающим, то есть удерживающим в поле зрения основные сферы деятельности орга­низации - внешнюю ситуацию и внутренние процессы. Это не значит, что он должен быть тотальным, мелочным, фиксировать любые события. Нужен разумный, научно обоснованный подход, позволяющий получать достаточно полную и объективную карти­ну ситуации. Такой контроль не может осуществлять одно лицо или небольшая группа лиц. К его осуществлению нужно привле­кать весь персонал организации или его значительную часть, по­тому что лучший вид контроля - это самоконтроль заинтересованных в результатах своего труда исполнителей. Поэтому нужно максимально расширять полномочия людей в процессе выполне­ния их обязанностей и проверять лишь результаты.

Система контроля должна иметь четкую стратегическую на­правленность, заданную приоритетами развития организации. Второстепенные сферы деятельности часто тщательно проверять нецелесообразно, а иногда и вовсе не имеет смысла, так как на это будет отвлекаться много сил и средств.

Контроль осуществляется не ради выявления проблем, а для их успешного решения и достижения конкретных результатов. По­этому информация, ненужная для корректировки деятельности, бесполезна, собирать ее не стоит. В то же время необходимо точно знать степень отклонения основных процессов от научно обосно­ванных стандартов; чтобы иметь возможность провести точный анализ причин и последствий, найти правильные решения.

В то же время главная цель контроля - не исправление, а пре­дотвращение ошибок, что значительно дешевле, поэтому он пред­ставляет собой неотъемлемый элемент планирования на всех ста­диях.

Без надежной системы контроля ни одна организация не может успешно функционировать. Задачи контроля следующие:

Обнаружить во внешней или внутренней среде организации факторы, которые могут оказать существенное влияние на ее фун­кционирование и развитие, своевременно на них отреагировать;

Вскрыть неизбежные в деятельности любой организации на­рушения, изъяны, ошибки и оперативно принять меры к их устра­нению;

Служить основой для оценки работы организации и ее персо­нала за определенный период, эффективности и надежности сис­темы управления ею.

Итак, контроль позволяет избежать неудовлетворительных ре­зультатов деятельности и создает необходимые предпосылки для стимулирования персонала.

Эффективный контроль должен увязываться с планированием и изменениями в структуре организации и системе управления, поэтому важный его принцип - гибкость , иначе он будет запаз­дывать и окажется бесполезным.

Контроль должен быть экономичным, чтобы выгоды, приноси­мые им, превышали затраты на его проведение. Поэтому необхо­димо сократить до минимума все связанные с контролем издерж­ки на технические средства, сбор, переработку и хранение инфор­мации. Отсутствие эффекта от контроля свидетельствует о том, что не удается повысить степень владения руководством организа­ции реальной ситуацией.

Эффективный контроль требует нацеленности на конкретные процессы, результаты и людей с учетом их личных качеств, долж­ностного положения, связей в коллективе. Ориентация на человеческий фактор предполагает не только объективность контроля, но и его доброжелательность, исключение какой бы то ни было слежки, что существенно ухудшает морально-психологический климат. Все это возможно в условиях максимальной открытости, гласности. Чрезмерного контроля следует избегать. Однако про­должительное отсутствие его - также неблагоприятный фактор, свидетельствующий о безразличном отношении руководства к лю­дям и делам организации, что неминуемо вызывает соответствую­щую обратную реакцию.

Можно выделить следующие функции контроля:

диагностическая - ведущая функция: кто бы ни был проверяю­щим, какие бы задачи ни ставились, в любом случае сначала нуж­но четко представить себе подлинное состояние дел, то есть по­ставить диагноз;

обратной связи -информация, поступающая руководителю о ходе решения задач, дает возможность оказывать влияние на про­цесс;

ориентирующая - проявляется в том, что те вопросы, которые чаще контролирует начальник, приобретают особое значение в со­знании исполнителей, направляют их усилия в первую очередь на объект повышенного внимания руководителя;

стимулирующая - близка к ориентирующей, но если ориенти­рующая функция направлена на конкретные работы, то стимули­рующая - на выполнение и вовлечение в процесс труда неисполь­зованных резервов, и в первую очередь человеческих;

корректирующая - связана с уточнениями, которые вносят в решения на основе материалов контроля; со сложной психологи­ческой ситуацией - руководитель полагает, что он проверяет ра­боту подчиненного, на самом деле подчиненный уже проверил на практике эффективность решения руководителя, то есть конт­роль, можно сказать, состоялся, причем по самому надежному критерию - соответствию решения практике;

педагогическая - контроль, если он построен умело, побуждает исполнителей к добросовестному труду.

Руководитель, для которого контроль наряду с планированием - главная служебная обязанность, должен проявлять при его проведе­нии заботу о деле и людях, поощрять за позитивные результаты. Это стимулирует рост производительности труда сотрудников, их стрем­ление к самосовершенствованию. Возложение на то или иное долж­ностное лицо функций контроля требует учета не только его фор­мального положения в служебной иерархии, но и личных качеств, склонностей, отношения к нему коллег и подчиненных.

Основные объекты контроля в организации - важнейшие ха­рактеристики производственного, технического, кадрового потен­циала, ее финансового состояния; промежуточные и конечные ре­зультаты выполнения плановых заданий; показатели расходова­ния ресурсов, экономической эффективности.

Лекция, реферат. УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ КОНТРОЛЬ - понятие и виды. Классификация, сущность и особенности.

Управленческий контроль делится на три вида:

1. Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения персонала. Предварительный контроль используется в трех областях — по отношению к человеческим , материальным и финансовым ресурсам. Например: входной контроль качества сырья и материалов, направляемых в производство, знакомство с документами кандидата на вакантную должность.
2. Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Объектом является деятельность подчиненных сотрудников. Для того чтобы осуществить текущий контроль, менеджеру необходима обратная связь. Обратная связь — данные о полученных результатах. Например: промежуточный контроль качества выполнения работы.

Текущий контроль осуществляется в двух формах :

Стратегический – имеет в качестве основного объекта эффективность использования ресурсов организации с точки зрения достижения ее конечных целей и проводится по количественным и качественным показателям. Сам процесс сводится к сбору, обработке и оценке информации об уровне производительности труда, об уровне внедрений научно технического прогресса, новых методов работ, новых технологий в организации.

Оперативный – ориентирован на текущую производственную и хозяйственную деятельность (соблюдение последовательности операций, норм времени на их выполнение, качество труда). В ходе данного контроля проверяется загрузка оборудования, соблюдение общего графика работ, наличие запасов сырья, материалов и топлива, а так же уровень текущих работ и расходования денежных средств.

Заключительный контроль проводится по окончании работ и основывается на обратной связи. Руководитель, являющийся по отношению к системе внешним элементом, может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода фактически полученные результаты сравниваются со стандартами. Например: испытание готовой продукции, утверждение проекта.

Контроль так же делится:

1. Внешний – осуществляется администрацией организации или специальными сотрудниками – контролерами. Такой контроль основывается на том факте, что люди лучше выполняют свои обязанности, если знают, что за ними наблюдает руководитель или его представитель. Это происходит по следующим причинам:

— по результатам контроля происходит оценка деятельности сотрудников и связанные с ней поощрения, наказания и продвижения по службе.

— постоянный контроль говорит о том, что данной сфере деятельности руководство придает особое значение, следовательно, необходимо проявлять хотя бы показное усердие, чтобы выделится на фоне остальных.

— итоги контроля обычно обсуждаются в коллективе и многие стараются работать лучше, чтобы прославиться, то есть удовлетворить свое честолюбие.

Эффективность внешнего контроля зависит от ряда обстоятельств:

— должна быть предусмотрена «защита от манипулятора», то есть от того, кто ничего не делая, пытается создать видимость активной и добросовестной работы. Обычно это делается с помощью жонглирования и подтасовывания показателей. Особенно часто это происходит, если отсутствуют четко определенные нормативы работы, а результат не проходит рыночную оценку потребителем.

— цели, которые ставятся перед работниками в системе внешнего контроля, должны быть достаточно труднодостижимыми.

— по итогам внешнего контроля обязательно должно следовать поощрение или наказание.

Для обеспечения этих условий, система внешнего контроля должна быть тотальной, требует больших материальных и трудовых затрат. При усложняющейся деятельности организации она становится все более сложной.

1. Внутренний (самоконтроль) – исполнители сами следят за своей работой, ее результатами и вносят при необходимости корректировки собственной деятельности. Его главная задача – вовремя обнаружить проблему и найти пути ее решения, а не поймать кого-либо и наказать, чтобы другим неповадно было. В таких условиях люди трудятся легко и свободно, принимают активное участие в формулировке целей своей деятельности и контролируют процесс их достижения.

Условия внедрения самоконтроля :

— групповые формы работ и принятия решений;

— здоровый морально – психологический климат в коллективе;

— демократический стиль руководства.

Выбор соотношения внутреннего и внешнего контроля зависит от:

1. От стиля управления организацией.
2. От возможности получать надежную объективную оценку результатов деятельности работников и спросить с них персонально за выполненные задания. Если это возможно, преобладает внешний контроль.
3. От характера подчиненных.
4. От микроклимата в коллективе.
5. От принятой системы вознаграждений. Индивидуальная – внешний, коллективная – внутренний.

В качестве стадий процесса управленческого контроля могут определяться :

Установление норм функционирования объекта управления;

Оценка выполнения установленных норм;

— корректировка отклонений от установленных норм и правил.

Так, Дж. Моррисей и другие выделяют следующие четыре стадии управленческого контроля:

Установление стандарта или начальной точки контроля (для каждой характеристики устанавливаются базисные спецификации).

Собственно процедура измерения

Контрольные механизмы

Во всех моделях управленческого контроля определяются нормы функционирования и индикаторы, с помощью которых устанавливается соответствие хода реализации управленческих решений, планов, программ поставленным задачам.

Основными технологиями, используемыми в процессе контроля, служат выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов, осуществление корректирующих действий.

Стандарты - это конкретные цели, степень достижения которых может быть измерена . Роль стандартов в данном смысле могут исполнять нормы функционирования, а соответствие стандартам в ходе выполнения стратегических решений, планов, программ - определяться с помощью индикаторов, то есть промежуточных контрольных показателей, функции которых выполняют нормативы и другие формы степени оценки хода реализации решений, планов и программ. Для целей, которые должны быть достигнуты, устанавливаются временные рамки их выполнения и критерии, позволяющие оценить степень их достижения при выполнении работ.

Показатели, имеющие не только количественный характер, но и измеряемые с помощью вербально-числовых шкал, оценок типа «качественно - некачественно», «лучше – хуже» позволяют сопоставлять полученные результаты с запланированными стандартами.

Сущность управленческого контроля

Концепция внутреннего аудита

Технология, методология внутреннего аудита, позволяющие эффективно и качественно проводить оценку и анализ законности, достоверности и целесообразности использования материальных и финансовых ресурсов

1. Сущность управленческого контроля

Процесс обработки первичных документов фактов предпринимательской жизни, образует подсистему в составе системы экономической безопасности бизнеса, которая представлена на рисунке 1

Рисунок 1 Взаимосвязь элементов подсистемы обработки первичных данных в системе экономической безопасности предпринимательской сферы.

Неотъемлемой частью системы регулирования управления является контроль, цель которого заключается в обнаружении отклонений от принятых стандартов и нарушений принципов законности, эффективности и экономии расходования материальных ресурсов. Контроль занимает особое место в условиях рыночной экономики, представляет собой специальные знания о принципах и методах установления законности, достоверности, экономической целесообразности финансово-хозяйственных процессов и управления.

Управленческий контроль организации в наиболее узком смысле – это осуществление ее субъектами, наделенными соответствующими полномочиями (т.е. субъектами контроля), либо в автоматическом режиме, заданном указанными субъектами и под их управлением, следующих действий:

а) определение фактического состояния или действия управляемого звена системы управления организацией (объекта контроля);

б) сравнение фактических данных с требуемыми, т.е. с базой для сравнения, принятой в организации, либо заданной извне, либо основанной на рациональности;

в) оценка отклонений, превышающих предельно допустимый уровень, на предмет степени их влияния на аспекты функционирования организации;

г) выявление причин данных отклонений.

В соответствии с подходом в узком смысле цель контроля – информационная прозрачность объекта управления для возможности принятия эффективных решений. При этом, в понятии информационной прозрачности объекта управления отражено представление о степени управляемости данного объекта, т.е. о том, в какой степени в результате управления обеспечивается (обеспечивалось или будет обеспечиваться) поддержание требуемого состояния или действия объекта управления в соответствующий момент (период) времени. Вполне очевидно, что без предельной информационной прозрачности объекта управления адекватное его восприятие невозможно, управленческое воздействие не будет приносить желаемый результат и управленческая связь с объектом теряется, что и обуславливает особую важность контроля в процессе управления.

К функциям контроля можно отнести:

оперативную,

упорядочивающую,

превентивную,

коммуникативную,

информативную

и защитную.

Очевидно, что с изменением условий хозяйствования контроль приобретает характер основы, присутствующей на всех уровнях управления организацией, и обеспечивает оптимальный ход процесса управления на всех других его стадиях (планирование, организация, регулирование, учет, анализ). При этом, особенность контроля заключается в его двойственной роли в процессе управления. В результате глубокой интеграции контроля и других элементов процесса управления на практике невозможно определить круг деятельности для работника таким образом, чтобы он относился только к какому-либо одному элементу управления без его взаимосвязи и взаимодействия с контролем.

Любая управленческая функция (функция планирования, учета и т.п.) обязательно интегрирована с контрольной. Поэтому правомерно утверждать, что контроль организации является:

1) неотьемлемым элементом каждой стадии процесса управления;

2) "обособленной" стадией, обеспечивающей информационную прозрачность на предмет качества хода процесса управления на всех других стадиях.

Для того, чтобы глубже понять сущность контроля как важнейшей составной части понятия управления (или как управленческой категории), раскрыть механизм функционирования выражаемых ею отношений, выявить специфические особенности различных ее составляющих, подойдем к контролю с более широкой позиции и с практической точки зрения, рассматривая его как систему и составную часть системы управления организацией.

Итак, в широком смысле управленческий контроль в современных условиях хозяйствования целесообразно представить как систему, состоящую из элементов входа (информационное обеспечение контроля), элементов выхода (информация об объекте управления, полученная в результате контроля) и совокупности следующих взаимосвязанных звеньев: центры ответственности, техника контроля (т.е. информационно-вычислительная техника и технология), процедуры контроля, среда контроля, система учета.

Эффективная система контроля предусматривает определенные цели и задачи .

Основными целями являются:

сохранение и эффективное использование разнообразных ресурсов и потенциала организации;

своевременная адаптация организации к изменениям во внутренней и внешней среде;

обеспечение эффективного функционирования организации, а также ее устойчивости и максимального развития в условиях многоплановой конкуренции.

Достижение целей системы как известно обеспечивается реализацией задач , которые, на наш взгляд, заключаются в достижении следующих основных показателей эффективности управления организацией:

соответствие деятельности организации принятому курсу действий (т.е целевым установкам и ориентирам) и стратегии;

устойчивость организации с финансово-экономической, рыночной и правовой точек зрения;

сохранность ресурсов и потенциала организации;

должный уровень полноты и точности первичных документов и качества первичной информации для успешного руководства и принятия эффективных управленческих решений;

показатели безошибочности регистрации и обработки финансово-хозяйственных операций организации - наличие, полнота, арифметическая точность, разноска по счетам, формальная разрешенность, временная определенность, представление и раскрытие данных в отчетности;

рациональное и экономное использование всех видов ресурсов;

соблюдение работниками организации установленных администрацией требований, правил и процедур - положений о подразделениях, должностных инструкций, правил поведения, планов документации и документооборота, планов организации труда, приказа об учетной политике, иных приказов и распоряжений;

соблюдение требований федеральных законов и подзаконных актов, изданных органами власти и ее субъектов, а также полномочными органами местного самоуправления.

Эти и многие другие задачи обусловливают создание в организации эффективной контрольной системы.

Результативность контроля характеризует экономия потерь, т.е. ущерба, обусловленная функционированием системы (иными словами: разница между предполагаемыми величинами убытков в условиях отсутствия контроля и при его наличии).

Очевидно, что систему контроля организуют с учетом отдачи от ее функционирования или, точнее говоря, затраты на создание и поддержание функционирования системы определенной степени сложности вместе с упущенной выгодой от альтернативного вложения средств, направленных на ее создание и поддержание, не должны превышать ожидаемых убытков от ее отсутствия.

Определяя классификацию контроля необходимо учитывать сферы общественной деятельности, виды деятельности, структуру общественного строя, особенности законодательства, международные требования, обычаи и национальные особенности общества, сложившиеся традиции уровня управления и подчиненности.

Виды экономического контроля представляют собой контроль по следующим направлениям:

финансовый контроль;

правовой контроль;

отраслевой контроль;

экологический контроль;

социологический.

Каждый из видов контроля образует следующие группы:

государственный;

общественный;

1. внутренний.

В каждой группе контроля формируются возможные формы контроля, которые по выбору хозяйствующего субъекта могут представлять собой: внутренний аудит; ревизия; управленческий анализ; специализированная проверка.

Проверки осуществляются по следующим признакам контроля: цели контроля тематический, комплексный; центры хозяйственной ответственности; временные рамки; методы контроля характеризуют уровень охвата, плановость, процедуры проверки, методы получения доказательств.

Экономический контроль осуществляется во всех сферах жизнедеятельности общества России и направлен на законность, целесообразность, экономическую эффективность использования ресурсов.

Внутренний контроль обеспечивает обнаружение отклонений на более ранних этапах совершения и отражения фактов предпринимательской жизни, определяет корректировку мер по предотвращению или сокращению таких нарушений в будущем.

Один из актуальнейших вопросов теории и практики контроля - его структурные уровни или элементы.

Рассмотрим их подробнее.

Формально установленные и реально осуществляемые процедуры контроля.

В целях обеспечения эффективности процедур необходимо следующее:

на основе детально разработанных должностных инструкций формальное определение и документальное закрепление порядка деятельности (действий и взаимоотношений) определенного круга работников организации по поводу планирования, организации, регулирования, контроля, учета и анализа в процессе реализации конкретных финансовых и хозяйственных операций организации;

определение круга первичных документов или других носителей информации, где отражаются данные, свидетельствующие об исполнении соответствующими работниками своих функций и о реализации этапов соответствующих финансовых или хозяйственных операций; определение порядка движения документов или иных носителей информации от момента их возникновения до архивирования;

определение "точек контроля" для оценки различных аспектов реализации конкретных финансовых или хозяйственных операций и оценки состояния или наличия ресурсов организации; установление контролируемых параметров объектов контроля; установление "критических" точек контроля, где риск возникновения ошибок и искажений особенно велик;

выбор типов и методов проведения контроля.

Понятие внутреннего управленческого контроля

Контроль является объективно необходимым компонентом хозяйственного механизма при различных способах производства . Традиционно, на микроэкономическом уровне, то есть на уровне, который напрямую связан с управлением экономической составляющей, принято отличать:

1. Внутренний контроль, который осуществляется внешними по отношению к организации субъектами управления, сюда относятся различные органы государства, специалисты по финансовым и хозяйственным договорам, потребители, а также общественность;
2. Внутренний контроль, осуществление которого происходит непосредственно субъектами самой организации. Сюда относятся собственники, администрация, а также все сотрудники.

Замечание 1

От того, на сколько эффективным будет являться внутренний контроль, напрямую зависит эффективность функционирования хозяйствующих субъектов,то есть основных экономических единиц. А эффективность функционирования хозяйствующих субъектов в совокупности является одним из основных условий наибольшей эффективности целого общественного производства.

На сегодняшний день, в сложившемся современном положении, внутренний контроль является основной управленческой функцией. В связи с чем, он должен заниматься осуществлением различных действий на каждом уровне управления.

В целом, система внутреннего контроля должна быть направлена на:

• Сохранение устойчивого положение организации;
• Признание организации различными субъектами и общественностью;
• Заблаговременную адаптацию систем производства и управления организации к постоянно изменяющейся внешней вреде.

Значение внутреннего контроля для системы управления организацией

На каждой стадии процесса управления могут появиться различные отклонения фактического положения объекта управления от запланированного. Для предоставления заблаговременных сведений о качестве и содержании данных отклонений возникает необходимость во внутреннем контроле.

Внутренний контроль управления организацией включает в себя выполнение субъектами организации таких действий, как:

• Выявление фактического положения организации (объекта контроля);
• Сравнение фактических данных с запланированными;
• Предоставление оценки определенных отклонений и состояния их влияния на основные области функционирования организации;
• Определение основных причин найденных отклонений.

Основная цель внутреннего контроля заключается в информационном обеспечении системы управления для получения возможности принять наиболее эффективное решение.

Замечание 2

Специфика внутреннего контроля заключается в его двойственном значении в процессе управления организацией. В результате активной интеграции контроля и прочих компонентов процесса управления на практике нельзя выявить круг деятельности для работника таким образом, чтобы он относился только к определенному компоненту управления без какой-либо взаимосвязи, а также взаимодействия с контролем.

Каждая функция внутреннего контроля должна быть взаимодействовать с контрольной. В связи с этим, при теоретическом изучении каждой стадий как отдельного компонента процесса управления, можно допустить, что компонент контроля присутствует на каждой стадии. Для оптимального процесса любой из стадий процесса управления над каждой из них основным является наличие контроля.

Плановые решения соответствуют принятым установкам и намеченным ориентирам, а также единой стратегии.