Как оформить отпуск и рассчитать отпускные. Порядок и особенности оформления отпуска

Предоставление работнику ежегодного основного оплачиваемого отпуска: примерная пошаговая процедура

ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ЕЖЕГОДНОГО ОПЛАЧИВАЕМОГО ОТПУСКА
В СРОКИ, ПРЕДУСМОТРЕННЫЕ ГРАФИКОМ ОТПУСКОВ:
ПРИМЕРНАЯ ПОШАГОВАЯ ПРОЦЕДУРА

Уведомление регистрируется в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации уведомлений и предложений работникам.
Один экземпляр уведомления работодатель вручает работнику. На втором экземпляре уведомления (экземпляре работодателя) работник пишет, что с уведомлением ознакомлен, один экземпляр его получил, ставит дату получения, расписывается .
На практике вместо уведомления практикуют также заблаговременное издание приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска и ознакомление с ним работника под подпись.

2. Издание приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику.

3. Регистрация приказа (распоряжения) в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации приказов (распоряжений).

4. Ознакомление работника с приказом (распоряжением) под подпись .
5. Оформление записки-расчета о предоставлении отпуска работнику.
6. Выплата работнику отпускных.
Согласно ч. 9 ст. 136 оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала.
7. Время нахождения работника в отпуске отмечается в табеле учета рабочего времени.
8. Занесение сведений о предоставлении отпуска в личную карточку работника.
N Т-2 "Личная карточка работника". Бланк >>
9. Занесение в график отпусков сведений о фактически использованных работником днях отпуска.
При отказе работника получить уведомление, ознакомиться с ним, поставить свою подпись рекомендуется составить соответствующий акт, который заверяется подписями составителя и работников, присутствовавших при отказе, и направить уведомление по домашнему адресу работника письмом с уведомлением и описью вложения. Акт регистрируется в установленном у работодателя порядке в соответствующем журнале регистрации.
Если работник отказывается ознакомиться с приказом (распоряжением) под подпись, то целесообразно составить акт об отказе работника ознакомиться с приказом (распоряжением), а на самом приказе (распоряжении) можно сделать соответствующую надпись об отказе работника ознакомиться с приказом (распоряжением). Составление акта и надпись на приказе (распоряжении) в данном случае законом не предусмотрены, но могут быть обязательны, если работодателем установлен такой порядок действий (например, инструкцией по кадровому делопроизводству). Акт регистрируется в установленном у работодателя порядке в соответствующем журнале регистрации.

• Уведомить меня о выходе книги "Отпуска от «А» до «Я»: закон, практика, образцы документов" >>
• Книга

Закон РФ регулирует соблюдение прав каждого работника на отдых с сохранением занимаемой им должности и начислением заработной платы. Перед оформлением отпуска работнику предприятия бухгалтер должен определить:

1. Расчётный период.
2. Размер дохода за этот период.
3. Средний заработок.

На основании этих данных вычисляются отпускные. Однако, как показывает практика, при их определении и расчёте возникают некоторые нюансы.

Порядок оформления отпуска. В каких случаях предоставляется отпуск?

Работник предприятия может взять оплачиваемый отпуск в следующих случаях:

• если он трудится в организации не менее полугода, то имеет право взять отпуск за первый год работы;
• если сотрудник работает 1-й год, то по прошествии 6 месяцев работы он может взять отпуск только с разрешения руководства;
• со второго года работы и далее работник имеет право уходить в отпуск согласно внутреннему графику.

Оформление отпуска. Шаг 1. Определение расчётного периода

Этот период не должен быть более одного года. Он зависит от срока, в течение которого сотрудника трудится у конкретного работодателя.

При определении расчётного периода следует учитывать следующие нюансы:

• если начало отпуска приходится на один год, а его окончание - на другой, то в качестве расчётного периода берётся календарный год, предшествующий отпуску;
• если срок работы сотрудника на предприятии составляет менее 1 года, то расчётным периодом будет то время, которое он отработал по факту. Отсчёт начинается с 1-го дня работы и до последнего числа месяца, предшествующего отпуску.
• если работник берёт отпуск в том же месяце, в каком он трудоустраивался, то в расчёт берётся фактически отработанное время;
• если сотрудник не получал зарплату в предшествующем отпуску календарном году, то расчётным периодом будут последние месяцы, в течение которых он её получал.

Трудовой Кодекс РФ допускает, чтобы предприятия устанавливали и другой расчётный период, упоминая о нём в коллективных договорах или иных внутренних документах. Положение сотрудников при этом не должно быть ухудшено.

Выплаты, по которым не начисляются отпускные

Законодательство предписывает не включать в расчётный период те дни, когда сотрудник:

• был на больничном;
• получал среднюю зарплату;
• находился в неоплачиваемом отпуске;
• уезжал в командировку;
• принимал участие в забастовках;
• был в оплачиваемом отпуске;
• имел простои и так далее.

При расчёте отпускных не учитываются следующие выплаты:

• командировочные;
• пособие по нетрудоспособности;
• социальные компенсации;
• оплата больничного;
• пособие по беременности и родам;
• отпускные;
• премии, которые не включены в оплату работы;
• проценты от кредитов, вкладов и т.д.;
• оплата выходных по уходу за ребенком-инвалидом;

Оформление отпуска. Шаг 2. Заработок за расчётный период

• премии и вознаграждения;
• зарплата за фактически отработанное время;
• компенсационные выплаты;
• различны надбавки и доплаты.

Затем рассчитывается среднедневной заработок и сами отпускные . При этом следует учитывать, целиком ли был отработан расчётный период. От этого будет зависеть формула расчета средней зарплаты.

Если расчётный период был отработан полностью, то базовая формула для определения среднего дохода сотрудника выглядит так:

После того, как будет рассчитана среднедневная зарплата, полученный результат нужно умножить на число отпускных дней. Полученная сумма и будет являться отпускными работника.

Комплект документов для отпуска

Рассмотрим необходимые документы для оформления отпуска работника. Если работник работает первый год, то основанием и первым документом для оформления отпуска будет его заявление с просьбой предоставить отпуск. Если работник работает не первый год, то его отпуск вносится в график отпусков. Ниже представлены необходимые документы для первого и второго случая.

Подробнее про документы для оформления отпуска читайте в следующих статьях:

Пример расчёта отпускных

При полностью отработанном расчётном периоде:

Полностью отработанный Петровым период – 01.06-31.05.2015 г.

За этот срок размер начислений составил 300000 рублей.

СДЗ = 300000 / (12*29,3) = 853,24 руб.

Затем рассчитывается сумма отпускных: 853,24 * 28 = 23890,72 рубля.

При неполностью отработанном:

Сотруднику Петрову А.Н. предоставляется оплачиваемый отпуск 08.06–05.07.2015 г. – 28 дней.

Неполностью отработанный Петровым период – 01.06-31.05.2015 г., 20 дней из которого он болел.

Начисления за расчётный период составили 350000 руб., из которых 50000 – это компенсационные социальные выплаты.

Доход за расчётный период: 350000 – 50000 = 300000 руб.

ОД = 30 – 20 = 10 дней;

КНМ = 29,3 / 30 * 10 = 9,77 дней;

СДЗ = 350000 / (11*29,3+9,77) = 1053,99 руб.;

Сумма отпускных составляет: 1053,99 * 28 = 29512,85 руб.

Правильное и своевременное оформление отпуска работнику – одна из обязанностей специалистов отдела кадров и бухгалтерии. Если все сделано вовремя и без ошибок, человек пойдет отдыхать в запланированное время, получит для этого деньги, а его работу распределят на других сотрудников. При оформлении документов нужно помнить, что работник должен быть оповещен об уходе в отпуск не позднее, чем за две недели. И за три дня до отдыха он должен быть обеспечен отпускными деньгами. Это нужно учитывать при оформлении документов. Поэтому на многих предприятиях принято составлять графики документооборота, где устанавливать порядок подготовки документов и назначать ответственных за оформление отпусков. Опытные кадровики знают, как правильно оформить отпуск, и какие документы нужны в некоторых особенных случаях.

График отпусков

Документы, обязательные для отпуска, начинают оформлять задолго до его начала, и первым из них является график отпусков. Для его составления применяют бланк формы Т-7. Цель создания графика – равномерное распределение отпусков в течение всего года, чтобы у каждого человека была возможность отдохнуть, и не накапливались неиспользованные дни. При этом работа оставшихся сотрудников должна быть запланирована таким образом, чтобы производственный процесс не останавливался из-за одного отсутствующего специалиста. Кадровые службы обязаны оформить график за две недели до начала года и ознакомить с ним всех работников под роспись. В дате начала отпуска может быть указано точное число. Но допускается и проставление только месяца. От этого зависит оформление последующих документов.

Заявление на отпуск

Важно! Если в графике отпусков его начало записано с указанием числа, дополнительно заявление сотрудник может не писать. Считается, что дата его ухода была согласована еще в прошлом году, и повторное подтверждение уже не нужно.

Но до того как оформить отпуск, администрация должна напомнить о нем человеку. Это делается не позже, чем за две недели до окончания работы. Если в графике проставляли только месяц, сотруднику придется написать на имя руководителя заявление, с просьбой предоставить ему отпуск. В нем уже следует указывать точную дату начала. Часто на предприятиях, чтобы не оформлять никакие уведомления, просто собирают заявления со всех будущих отпускников. Это не будет нарушением, так как в итоге согласие и отпускника, и начальника получено, права работника не ущемлены, закон не нарушен. Но если кто-то из сотрудников откажется писать заявление, ссылаясь на то, что дата его отпуска уже проставлена в утвержденном графике, администрация должна будет с ним согласиться.

Читайте также Процедура расчета декретного отпуска

Человеку, желающему получить отпуск в первый год работы, заявление нужно писать обязательно. Естественно, никто не планировал заранее его отсутствие, не резервировались деньги на отпускные, и не рассматривалось его замещение. При приеме на место уволившегося сотрудника можно попроситься отгулять отпуск по его графику. Часто руководство идет навстречу, так как в этом случае и деньги на оплату отпускных, и кадровые перестановки уже намечены на конкретный месяц.

Издание приказа

Приказ составляют или на одного человека, или на группу сотрудников. В зависимости от этого применяют бланки формы Т-6 или Т-6а. В приказе, кроме данных о сотруднике, обязательно указывают время, на которое он освобождается от работы. Кроме этого, должно быть записано, за какой период работы предстоит отгуливать отпуск. В приказе, составленном для нескольких человек, информацию о каждом из них заносят построчно. После подписания документа руководителем, с ним нужно ознакомить самого будущего отпускника. Для этого на бланках отведено специальное поле. На основании приказа в личной карточке сотрудника (форма Т-2) нужно сделать отметку о том, сколько дней отпуска и за какой период отгуливает человек. Приказ передают в бухгалтерию для начисления отпускных.

Записка-расчет

Кроме приказа бухгалтеру на отпускника нужна записка-расчет. На её лицевой стороне записывают данные, указанные в приказе, касающиеся вида отпуска, продолжительности, периода, за который он назначен. Во второй части бухгалтер определяет сумму отпускных. Для этого собирают начисленную зарплату за расчетный период, которым считают календарный год до месяца наступления отпуска. Зарплату делят на отработанные дни за год. Получается среднедневной заработок. Чтобы вычислить сумму отпускных, причитающуюся работнику, нужно умножить этот среднедневной заработок на количество дней отпуска, указанных в первой части записки-расчета.

Отпускные – это такой же доход, как и зарплата за отработанные дни. Правила их выдачи требуют обязательного удержания НДФЛ. Причем бухгалтер должен перечислить его в бюджет не позднее последнего дня месяца, в котором заплатили отпускные. Например, если работник уходит в отпуск с 27 июня, то при выдаче отпускных с них сразу удержат налог. Это, несмотря на то, что основная сумма июньской заработной платы будет выдана в начале следующего месяца. При этом не будет важным, выдали наличные деньги из кассы или перечислили на счет в банке. Способ выдачи отпускных ничего не меняет. Если сотрудник платит алименты, или есть другие удержания по исполнительным листам, их сумма рассчитывается и удерживается при выдаче отпускных. Это нужно учитывать, планируя расходы на отдых.

Читайте также Печати на корректно оформленном больничном листе

Табель учета рабочего времени

Документ предназначен для учета количества отработанных часов за каждый день. Поэтому может показаться, что если человек не работал, а отдыхал, табель на него заполнять не нужно. Однако, это неверно. Если с работником заключили трудовой договор, специалист, ответственный за ведение табеля, должен делать отметки каждый день, несмотря на то, находился сотрудник на рабочем месте или отдыхал дома. Для ведения учета применяются бланки формы Т-12 и Т-13. В них во время отпуска проставляются буквенные или цифровые обозначения, различающиеся причиной, по которой работнику предоставили возможность оставить работу. Предприятие имеет право разработать свои коды присутствия и неявки на работу и утвердить их локальными нормативными документами.

Особенности оформления некоторых видов отпуска

Если ежегодные оплачиваемые отпуска встречаются часто, то для оформления отпуска по другим причинам специалисту отдела кадров иногда бывает нужно почитать справочную информацию, чтобы уточнить, какие документы нужны дополнительно. Такие ситуации нужно рассматривать индивидуально. В одних случаях достаточно правильно написать текст заявления, в других необходимо приложить подтверждающие справки.

Отпуск по беременности и родам

Этот период отсутствия оформляется на основании больничного листа, выдаваемого медучреждением. Несмотря на то, что отпуск разделяется на время до рождения ребенка и после, документ сразу оформляют на все дни. Но, перед тем как оформить отпуск в приказе, следует взять заявление от будущей мамы. В нем должно быть написано, с какого дня она намерена оставить работу. Встречаются случаи, когда сотрудница не спешит покидать рабочее место и хочет отработать дополнительно несколько дней или недель, так как сумма заработка может быть меньше пособия по больничному листу. Если она хочет так поступить, это нужно написать в заявлении. Работодатель может пойти навстречу.

Учебный отпуск

Работники, обучающиеся без отрыва от производства, имеют право быть освобожденными от трудовых обязанностей на время вступительных экзаменов, очередной сессии. Для подтверждения сроков учебных мероприятий им присылают справку-вызов из образовательного заведения. Её предоставление обязательно вместе с написанным заявлением. В дальнейшем в приказе она будет указана в качестве основания.

Для каждого человека, отпуск – самая ожидаемая и радостная пора. А для бухгалтерии организаций и предприятий, отпуск персонала – это дополнительная нагрузка по оформлению, правильному начислению и своевременной выдаче отпускных.

Процесс работы с отпускными для бухгалтеров является довольно трудоемким и не простым делом, ведь важно не только верно рассчитать их, согласно специально разработанным алгоритмам, но и правильно документально оформить уход сотрудника в отпуск.

А ведь, как известно, отпуск отпуску – рознь. Даже обычный стандартный отпуск по графику, имеет несколько подвидов, не говоря уж о том, что существуют и другие виды отпусков. Но – обо всем по порядку.

Типы отпусков

Как хорошо знают кадровые работники и сотрудники бухгалтерских отделов, существует всего три вида законодательно определенных отпусков:

• Ежегодный отпуск с начислением отпускных – основной и самый распространенный способ отдыха сотрудников;
• Внеочередные отпуска, также оплачиваемые – они, как и основной отпуск, могут в некоторых случаях предоставляться работникам ежегодно. Кому, при каких условиях и почему положены такие отпуска, подробно описано в Трудовом кодексе РФ;
• Еще один, всем известный, но значительно реже встречающийся отпуск — без сохранения з/п. Воспользоваться правом на такой отпуск можно как в добровольном порядке, так и при некоторых вынуждающих обстоятельствах.

Плановый отпуск сотрудника: стаж на предприятии менее полугода

Прежде чем рассказать о том, как правильно оформить отпускные документы на отпуск работника, рассмотрим, кто имеет на него право.

В первую очередь, на плановый отпуск с выплатой соответствующих отпускных имеет право тот сотрудник, который проработал в данной компании не меньше, чем полгода.

Но существует ряд исключений. К ним относятся лица, проработавшие на предприятии меньший период, но уже имеющие законное право на отпуск. В частности, это:

• женщины, ожидающие рождения ребенка;
• несовершеннолетние, то есть те, кому не исполнилось 18 лет;
• усыновители младенцев в возрасте до 3 месяцев;
• персонал вредных производств;
• работники, трудящиеся в опасных условиях.

Также компания, по просьбе работника и при достижении соответствующей взаимной договоренности, может отпустить его в плановый отпуск, даже если он проработал в ней менее 6 месяцев.

Оформляем отпуск: действуем по порядку

График отпусков. Если работник, проработал в организации больше одного года, по закону, для него нет никаких ограничений для ухода в плановый отпуск. Для того, чтобы соблюсти данное право всех сотрудников, во многих компаниях заранее прописывается главный регламентирующий документ — .

Важно: для того, чтобы избежать недоразумений и конфликтов, график отпусков должен составляться заранее, не позже двух недель до начала нового года.

При этом в нем должны быть учтены пожелания сотрудников, специфика работы предприятия и действующие нормативные акты. Руководство в обязательном порядке должно ознакомить с ним всех членов коллектива под роспись.

Внимание: отпуск, предоставляемый работнику предприятия ежегодно не должен быть меньше 28 дней (по календарю). Следует учесть тот факт, что в него нельзя включать дни, которые выпадают на праздники.

Извещение о предоставлении отпуска. Непосредственно за две недели до отпуска того или иного сотрудника, бухгалтерия или кадровик предприятия должны известить его о дате выхода в отпуск в письменной форме под роспись. В дальнейшем, в случае нестыковок это извещение убережет обе стороны от споров и разногласий.

Документы как основание для отпуска

В качестве документов, обосновывающих желание и право человека на ежегодный оплачиваемый отпуск, служат:

• заявление, составленное им в произвольной форме;
• распоряжение либо со стороны руководства предприятия.

Кадровый специалист обязан внести информацию о периоде отпуска в личную карточку работника.

Расчет отпускных

Для существуют специальные формулы. В них учитываются фактически отработанные дни, размер среднего дневного заработка и количество отпускных календарных дней. Кроме того, бухгалтерия берет в расчет и те дни, когда сотрудник отсутствовал по уважительной причине (больничные, заранее оговоренные отгулы и т.д.)

Особые обстоятельства: перенесение, продление, разделение отпуска

Как гласит закон, иногда очередной плановый отпуск может быть перенесен на другое время в течение текущего календарного года или продлен.

Это возможно в том случае, например, если сотрудник компании временно утратил работоспособность или вынужден по независящим от него причинам выполнять свои служебные обязанности в период отпуска. Иногда допустимы исключительные ситуации, когда отпуск переносится на следующий календарный год, к примеру, если отсутствие сотрудника в данный отпускной период может негативно сказаться на внутренних производственных процессах предприятия, но подобный перенос возможен только при добровольном согласии человека.

Важно: если сложилось так, что отпуск перенесен на следующий календарный год, то непременным условием будет то, что он обязательно должен быть в течение него использован.

Довольно часто на предприятиях практикуется раздел отпуска на части. Данное решение принимается при добровольном согласии со стороны сотрудника и работодателя. Как правило, 28 дней отпуска делятся на двухнедельные периоды, но, по сути дела, закон никак не ограничивает количество частей, на которые можно эти 28 дней делить. Главное условие – чтобы хотя бы одна часть составляла 14 дней.

Отзыв сотрудника из отпуска

Бывает так, что в связи с острой производственной необходимостью, руководству компании требуется срочно . Сделать это законно вполне возможно, только для этого обязательно потребуется письменное согласие отзываемого.

При этом, неиспользованную часть отпуска придется в будущем предоставить данному человеку в любое удобное лично для него время или же, при соглашении сторон, присоединить к отпуску следующего года.

Компенсация вместо отдыха

В некоторых случаях, по просьбе сотрудника, часть отпуска можно заменить денежной выплатой. Например, это можно сделать тогда, когда сверх установленных законом 28 дней, ему полагается дополнительный отпуск.

Исключения здесь существуют только для беременных женщин, тех, кому нет 18 лет и людей, занятых на вредных производствах – им по закону такая замена запрещена.

Тоже отпуск, но без сохранения з/п

Такие ситуации, когда работник предприятия по каким-то личным мотивам вынужден уйти в во внеочередной отпуск без сохранения зарплаты встречаются нередко. Что ему для этого нужно? Всего лишь составить заявление с аргументированной просьбой о дополнительном отпуске.

Закон не устанавливает четких временных рамок подобных отпусков, поэтому срок отпуска оговаривается руководством организации с каждым конкретным человеком персонально.

При этом следует помнить о том, что работодатель может как пойти навстречу сотруднику, так и отказать ему.
Исключения, т. е. те категории работников, кому нельзя отказывать в праве во внеочередной отпуск:

• люди с ограниченными возможностями, инвалиды;
• пенсионеры по возрасту;
• участники ВОВ;
• сотрудники с уважительными причинами, такими как рождение ребенка, вступление в брак, утрата близких людей и т.п.;
• супруги и родители тех военнослужащих, которые погибли при исполнении обязанностей.

Эти и еще некоторые другие случаи по ТК РФ, являются причинами, не позволяющими руководству компаний отказывать в предоставлении дополнительных отпусков.

Как видно из всего вышесказанного, сроки и порядок предоставления и оформления отпусков происходят в разных ситуациях по-разному. Это зависит не только от внутренних правил предприятия, но и от многих внешних обстоятельств.